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SmartTools AutoFiler 6.3 für Outlook

Neue Version Der intelligente E-Mail-Organizer für Outlook - E-Mails blitzschnell aufräumen, archivieren und auslagern

  • Organisieren und Auslagern als PDF, MSG oder in Outlook/Exchange
  • Flexible PDF-Archivierung Ihrer E-Mails
  • Tipp Optimiert für die Ablage nach Projekten, Kunden, Mandanten

E-Mails spielend einfach organisieren - Reibungslose Workflows mit dem SmartTools AutoFiler

Der SmartTools AutoFiler für Outlook wird von Tausenden Anwendern und Unternehmen für die perfekte E-Mail-Organisation genutzt. Er passt sich ganz flexibel an Ihre individuellen Bedürfnisse an - egal wo (in Outlook/Exchange, auf der Festplatte, im Netzwerk oder in der Cloud), wie und in welchen Formaten (PDF, MSG, HTML, EML, MBOX) Sie Ihre E-Mails ablegen möchten.

Ablagejobs lassen sich jederzeit für eine oder mehrere markierte Nachrichten aufrufen – ideal zum Beispiel für die blitzschnelle Ablage und Archivierung nach Projekten oder Kunden.

Der SmartTools AutoFiler integriert sich perfekt in Outlook und in Ihre täglichen Arbeitsabläufe. Die neue Benutzeroberfläche sowie eine Fülle von neuen Funktionen helfen dabei, die Organisation und Archivierung von E-Mails noch einfacher und schneller zu machen:

  • Sie definieren einmal Ihre Ablagejobs für Projekte, Kunden, Abteilungen usw. und können sie dann jederzeit per Kontextmenü oder auf Tastendruck für eine oder mehrere markierte E-Mails aufrufen – so lässt sich der SmartTools AutoFiler optimal in Ihren täglichen Arbeitsablauf integrieren. Ein Mausklick genügt und markierte E-Mails werden zum Beispiel sowohl als PDF abgelegt als auch in die gewünschten Outlook- oder Exchange-Ordner verschoben.
  • Eine der beliebtesten neuen Funktionen ist die Ordnerschnellablage: einfach E-Mails markieren, Schnellsuche aufrufen und den passenden Ordner auch in umfangreichen Orderstrukturen blitzschnell finden. Sie tippen ein paar Zeichen ein und sofort wird die Anzeige auf alle passenden Ordner gefiltert.
  • Die Ordnerüberwachung kann Ablagejobs voll automatisch ausführen, sobald neue Mails eingehen oder in bestimmte Ordner verschoben werden. Sortieren Sie beispielsweise wie gewohnt Ihre Mails in Outlook-Ordner für bestimmte Projekte oder Kunden. Der SmartTools AutoFiler übernimmt voll automatisch die gewünschte Archivierung und speichert die Nachrichten zum Beispiel als PDF im passenden Verzeichnis auf dem Server oder in der Cloud.
  • Der SmartTools AutoFiler kann auch Anhänge flexibel und auf Wunsch unabhängig von den E-Mails ablegen und organisieren.
  • Automatisierung Ihrer Mailablage: jeder Ablagejob kann auf Wunsch zu bestimmten Zeitpunkten voll automatisch ausgeführt werden. Zum Beispiel zur automatischen Archivierung aller E-Mails am Ende der Woche oder jeden Tag.

In der brandneuen Version 6.3 haben wir uns speziell auf die Optimierung der Geschwindigkeit konzentriert, damit Sie Ihre Mailablage noch schneller und reibungsloser erledigen können:

Neu Wenn bei der automatischen Ablage kein passender Ablagejob für eine Mail gefunden wird, werden Sie informiert und können mit wenigen Mausklicks einen neuen Job anlegen.

  • Neu Zur schnellen Archivierung oder Auslagerung lassen sich komplette Ordnerstrukturen zum Beispiel nach Projekten, Kunden, Objekten, Themen usw. in einer externen Datendatei oder in einem anderen Postfach spiegeln.
  • Neu Der SmartTools AutoFiler kann nun optional eine Abfrage bei gesendeten Nachrichten anzeigen. In dieser Abfrage können Sie festlegen, wo Ihre gesendeten Nachrichten abgelegt werden sollen.
  • Neu Standardmäßig werden Ihre neue Jobs für die Ablage nun im einfachen Modus eingerichtet. Dabei werden Ihnen die gängigsten Ablageoptionen angeboten, nach denen Sie Ihre Nachrichten ablegen lassen können.
  • Neu Standardeinstellungen für neue Ablagejobs: Definieren Sie einmal die grundlegenden Einstellungen für Ihre persönliche Mailablage und neue Ablagejobs lassen sich in Zukunft noch schneller anlegen. Wichtige Standards wie zum Beispiel den Aufbau der Dateinamen, die Ordnerstruktur oder die Details zur Ablage von Anhängen müssen Sie nur noch einmal festlegen und ergänzen sie dann nur noch um die spezifischen Kriterien und Ablageziele.
  • Neu Wenn Sie flexibel bleiben möchten, können Sie einen Ablagejob auch ohne festes Ablageziel definieren. Der SmartTools AutoFiler zeigt dann auf Wunsch einen "Speichern unter"-Dialog an, in dem Dateiname und Format bereits vorgegeben sind. Sie entscheiden sich nur noch für den Zielordner auf der Festplatte, im Netzwerk oder in der Cloud.
Den Aufbau des Dateinamens für die Ablage als PDF oder MSG können Sie jetzt noch einfacher per Drag & Drop mit der Maus festlegen.
  • Neu Der SmartTools AutoFiler kann den Dateinamen für archivierte Mails flexibel aus beliebigen Informationen zusammensetzen. Ab sofort steht Ihnen ein neuer komfortabler Dialog zur Verfügung, um den Aufbau des Dateinamens ganz einfach mit der Maus aus verschiedenen Bausteinen zusammenzusetzen.
  • Neu Die zuletzt verwendeten Definitionen für Dateinamen und Unterordner stehen jetzt mit einem Mausklick für neue Ablagejobs zur Verfügung.
  • Neu Optimale Konfiguration der Ordnersuche: Für die blitzschnelle Auswahl des Ablageordners verwendet der SmartTools AutoFiler im Hintergrund einen Cache, der perfekt abgestimmt auf die Systemumgebung konfiguriert werden kann – egal ob Sie lokal mit einigen Hundert Ordnern oder auf dem Exchange Server mit Tausenden von öffentlichen Ordnern arbeiten. Für besonders umfangreiche Ordnerstrukturen können Sie nicht benötigte Postfächer jetzt vom Index ausschließen, so dass Sie bei der Ablage noch schneller fündig werden.
  • Alle Funktionen des SmartTools AutoFiler 6.3 können jetzt nicht nur über einen Aufgabenbereich am rechten Fensterrand, sondern alternativ auch über Dialogfenster genutzt werden.
  • Zahlreiche weitere Optimierungen, Detailverbesserungen und neue Funktionen nach Anwenderwünschen
Konfigurieren Sie den AutoFiler so, dass Sie auch bei komplexen Ordnerstrukuren immer blitzschnell den richtigen Ablageordner finden.

Einzelanwender, kleine und mittelständischen Unternehmen, Behörden und Großfirmen nutzen den SmartTools AutoFiler jeden Tag, um E-Mails schnell und effektiv zu organisieren, Mails nach Bedarf auszulagern und beispielsweise als PDF zu archivieren. In vielen Fällen genügt bereits ein Mausklick, um die Mails aus dem Posteingang zu archivieren oder als PDF samt Anhängen abzulegen.

Aktionspreis SmartTools AutoFiler 6.3 mit 30% Rabatt

Der SmartTools AutoFiler 6.3 ist ab sofort verfügbar und kann derzeit zum Aktionspreis mit 30% Rabatt bestellt werden. Klicken Sie auf Vollversion bestellen, um den aktuellen Rabatt zu nutzen.

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Die Ordnerschnellablage – nach der Installation sofort einsatzbereit

Die Ordnerschnellablage ist sofort nach der Installation zum Verschieben oder Kopieren von E-Mails in andere Outlook-/Exchange-Ordner bereit. Sparen Sie sich die lästige Suche nach dem Ablageordner: Mails markieren, Schnellsuche aufrufen und die ersten Buchstaben des Zielordners eintippen. Die Anzeige wird voll automatisch auf alle passenden Ordner reduziert, so dass Sie sofort fündig werden.

Mit der Ordnerschnellablage finden Sie den Ablageordner in Sekundenschnelle auch bei komplexen Ordnerstrukturen.

Mit der Version 6.3 können nun aus der Schnellablage auch direkt Favoriten anlegen. Damit sparen Sie Einrichtungsarbeit beim Anlegen neuer Jobs. Ihre erstellten Favoriten-Jobs lassen sich komfortabel über das Menüband von Outlook oder das Kontextmenü einer Nachricht abrufen.

Legen Sie mit der aktuellen Version blitzschnell Favoriten-Jobs an, die Sie dann über das Menüband von Outlook für markierte Nachrichten auswählen können.

Der SmartTools AutoFiler im Praxiseinsatz

Ablagejobs sind das Herzstück des SmartTools AutoFiler 6.3. Mit ihrer Hilfe können Sie Ihre Mailorganisation ganz nach Bedarf und Anwendungsfall entweder komplett automatisieren oder zumindest auf wenige Mausklicks reduzieren. Ablagejobs sind flexibel und passen sich ganz an Ihre Bedürfnisse an: Archivieren Sie zum Beispiel eine komplette Ordnerstruktur aus Outlook 1:1 (egal ob auf einer externen Festplatte, im Netzwerk oder in der Cloud) oder legen Sie gezielt E-Mails und Anhänge für ein bestimmtes Projekt genau nach Ihren Vorgaben ab.

Über die Startseite des AutoFiler starten und verwalten Sie ganz einfach Ihre Ablagejobs.

Kein manuelles Kopieren mehr – Sie können schnell und komfortabel Hunderte oder auch Tausende Mails in einem einzigen Arbeitsschritt archivieren. Und das mit allen flexiblen Möglichkeiten des SmartTools AutoFiler für die Definition der Ordner- und Dateinamen. Ein komfortabler Assistent führt Sie durch die Erstellung jedes Ablagejobs.

Die gewünschten Ablagejobs werden einmal definiert und können dann jederzeit aufgerufen oder auch voll automatisch zu bestimmten Zeitpunkten ausgeführt werden. Sie haben jederzeit im Blick wann welcher Ablagejob ausgeführt werden soll.

Der SmartTools AutoFiler kann jeden Ablagejob voll automatisch für Sie übernehmen. Überlassen Sie ihm beispielsweise jeden Freitag die Archivierungsarbeit, während Sie schon im Wochenende sind. Outlook kann danach automatisch beendet und das System heruntergefahren werden.

Oder Sie starten einen Ablagejob jederzeit bei Bedarf per Doppelklick aus dem Aufgabenbereich. Die Ablage läuft dann im Hintergrund während Sie ganz normal mit Outlook weiterarbeiten.

Immer wieder benötigte Ablagejobs definieren Sie als Favorit und greifen dann jederzeit per Rechtsklick oder über das Menüband auf sie zu.

Die wichtigsten Ablagejobs zum Beispiel für aktuelle Projekte oder zur routinemäßigen Archivierung definieren Sie per Mausklick als Favorit. Diese Jobs stehen dann jederzeit ganz einfach per Rechtsklick auf markierte Mails oder auch über das Menüband zum Start der Ablage per Mausklick zur Verfügung.

Mit der neuen Ordnerüberwachung werden Ablagejobs automatisch gestartet, wenn neue Mails in einen bestimmten Ordner geschoben werden.

Auf vielfachen Wunsch bietet der SmartTools AutoFiler jetzt auch eine komfortable Ordnerüberwachung: Definieren Sie also Ablagejobs, die immer dann ausgeführt werden, wenn neue Mails im Posteingang eingehen oder Mails in einen bestimmten anderen Ordner geschoben werden. Sortieren Sie beispielsweise wie gewohnt Ihre Mails in Outlook-Ordner für bestimmte Projekte oder Kunden. Der SmartTools AutoFiler 6.3 übernimmt dann im Hintergrund voll automatisch die gewünschte Archivierung und speichert die Nachrichten zum Beispiel als PDF im passenden Verzeichnis auf dem Server oder in der Cloud.

So funktioniert die Ordnerüberwachung des AutoFiler

E-Mails, die Sie in einen überwachten Outlook-Ordner ziehen, werden automatisch wie gewünscht abgelegt und zum Beispiel als PDF auf dem Server gespeichert.

  • Klicken Sie im ersten Schritt auf die Schaltfläche "Neu", um einen neuen Ablagejob anzulegen. Ein Assistent führt Sie anschließend durch die einzelnen Schritte.
  • Geben Sie einen Namen und auf Wunsch auch eine Beschreibung für den neuen Job an.
  • Wählen Sie das Ablageformat und den Ablageordner aus. Mit wenigen Mausklicks bestimmen Sie dabei den gewünschten Aufbau des Dateinamens. In diesem Beispiel wird das Empfangsdatum gefolgt von der Absenderadresse und dem Betreff verwendet.
  • Wählen Sie einen oder mehrere Outlook-Ordner aus, die vom AutoFiler für diesen Job überwacht werden sollen.
  • Fertig! Speichern Sie den Job und sobald Sie in Zukunft E-Mails in den überwachten Outlook-Ordner ziehen, werden sie zusätzlich voll automatisch im Hintergrund als PDF abgelegt.
  • Sie finden in diesem Fall die verschobenen E-Mails wie gewünscht als PDF im korrekten Verzeichnis auf dem Server.

Einfachen Modus für das Anlegen von Jobs nutzen

Das Anlegen von neuen Jobs ist im einfachen Modus des Assistenten des SmartTools AutoFiler 6.3 jetzt noch schneller erledigt. In diesem Modus werden Ihnen die am häufigsten benötigten Optionen für die Ablage von Nachrichten zur Auwahl angeboten, so dass Ihre Jobs für die automatischen Ablage blitzschnell umgesetzt sind. Bei Bedarf können Sie jederzeit per Mausklick in den erweiterten Modus wechseln, um weitere Ablage-Einstellungen in den Jobs vorzunehmen.

Im einfachen Modus für Jobs können Sie als Kriterien Absender, Empfänger und den Betreff nutzen, um die automatische Ablage von Nachrichten gezielt auszuführen.

Abfrage bei gesendeten Nachrichten

In den Optionen des AutoFiler können Sie auswählen, welche Aktion nach einem Mausklick auf die Schaltfläche Senden einer E-Mail erfolgen soll. Je nach eingestellter Option wird die Schnellablage oder die manuelle Ablage des AutoFiler angezeigt. Auf Wunsch kann die gesendete Nachricht auch entsprechend der Standardablage von Outlook gespeichert werden.

Haben Sie die manuelle Ablage für gesendete Nachrichten eingestellt, können Sie nach dem Senden einer Nachricht in diesem Dialog einen Favoriten-Job oder manuell einen Ablageort für die Nachricht auswählen.

Komfortables Auslagern von Anhängen

Der SmartTools AutoFiler kann Ihre E-Mails natürlich komplett mit allen Anhängen ablegen, archivieren und organisieren. Für viele Anwendungen sollen allerdings vor der Archivierung der E-Mail die Anhänge separat abgelegt werden. Der SmartTools AutoFiler 6.3 erledigt das auf Wunsch voll automatisch zusammen oder separat von der Mail-Ablage.

Legen Sie jetzt auch die Mailanhänge ganz flexibel so ab wie Sie es möchten. Zum Beispiel voll automatisch in einer Verzeichnisstruktur nach Mailabsender und Empfangsdatum.

Dateinamen für die E-Mail-Ablage flexibel festlegen

Hunderte von Unternehmen nutzen den SmartTools AutoFiler inzwischen zur Ablage und Archivierung von E-Mails und jeder hat sein eigenes System und individuelle Anforderungen an die Zusammensetzung des Dateinamens aus Elementen wie Betreff, Absender, Kategorie und natürlich Datum/Uhrzeit. Im SmartTools AutoFiler können Sie sich jetzt nahezu jeden Aufbau des Dateinamens aus den unterschiedlichsten Elementen und Trennzeichen zusammenklicken.

Optimale Flexibilität beim Zusammenstellen der Dateinamen für die Mail-Ablage als PDF-, MSG- oder HTML-Datei.

Jedes einzelne Element (Tag, Monat, Jahr, Stunde, Minute, Absender, Empfänger, Betreff usw.) lässt sich mit jedem in Dateinamen erlaubten Trennzeichen an eine beliebige Position setzen. Zum Beispiel:

Empfangsdatum, Absender und Betreff:

2024-06-26_maxmustermann@example.com_Präsentation der aktuellen Version.pdf

Kategorie, Empfangsdatum und Absender:

Projekt 128177 - 2024_06_26-13_37 - maxmustermann@example.com.msg

Absenderadresse, Empfangsdatum, Betreff und Anlagen:

maxmustermann@example.com_2024_JUN_26 - Zeichnungen_Mit Anhang.pdf

Um Probleme mit zu langen Dateinamen zu vermeiden, können Sie Textelemente wie den Betreff auf eine beliebige Anzahl von Zeichen kürzen lassen.

Automatische Mailablage in beliebige Ordnerstrukturen in Datendateien, Postfächer, auf Festplatte, Server oder in der Cloud

Sie können bei der Mailablage natürlich ganz einfach die Ordnerstruktur aus Outlook auf der Festplatte, auf dem Server oder in der Cloud spiegeln. Genauso einfach wie die Dateinamen, können Sie sich aber auch Ihre ganz individuelle Ordnerstruktur aus Platzhaltern zusammenklicken.

Sie bestimmen die Ordnerstruktur für Ihre Mailablage – in diesem Beispiel legt der AutoFiler alle Nachrichten aus einem Kunden-Ordnern in Outlook automatisch im passenden Unterordner auf dem Server ab.

Neu In der neuen Version 6.3 wird die Ablage innerhalb von Outlook und Exchange nun noch leistungsfähiger: Auf Wunsch können Sie den SmartTools AutoFiler voll automatisch komplette Ordnerstrukturen für die Mailablage nach Ihrem individuellen System anlegen lassen.

Der AutoFiler kann die Ordnerstruktur für die Mailablage jetzt auch in Outlook und Exchange automatisch nach einem System Ihrer Wahl für Sie erstellen.

Genauso einfach lassen sich komplette Ordnerstrukturen zum Beispiel nach Projekten, Kunden, Objekten, Themen usw. auch in einer externen Datendatei oder einem anderen Postfach spiegeln.

Ordnerstrukturen in andere Datendateien oder Postfächer übertragen

Für Archivierungszwecke kann es sinnvoll sein, E-Mails mit Informationen zu Projekten in einer externen Datendatei oder in einem anderen Postfach zu sichern, wobei die ursprüngliche Outlook-Ordnerstruktur erhalten bleiben soll. Diese Aufgabe können Sie mit dem AutoFiler einfach erledigen:

  • Ausgangspunkt ist eine Ordnerstruktur mit Kundenprojekten in Outlook, die Sie nun samt E-Mails in eine externe Datendatei übertragen möchten.
  • Wählen Sie "Wie in Outlook", damit die ursprüngliche Ordnerstruktur 1:1 gespiegelt wird.
  • Im Bereich "Ordner verbinden und wählen" wählen Sie die gewünschten Ordner aus.
  • Führen Sie mit einem Klick den Job über die Startseite des AutoFilers aus.
  • Fertig! Ihre ausgewählten Ordner befinden sich nun in der externen Outlook-Datendatei. Die Ordnerstruktur ist erhalten geblieben.

Unabhängig von Outlook durch die komfortable Archivierung als PDF oder PDF/A

Der SmartTools AutoFiler kann Ihre Mails nicht nur innerhalb von Outlook oder in externe PST-Dateien ablegen, sondern auch als PDF-Dateien auf der Festplatte, im Netzwerk oder in der Cloud speichern. Mail-Anhänge werden auf Wunsch direkt in die PDF-Dateien eingebettet, so dass Sie Nachrichtentext und Anhänge wie PDF-, Word- oder Excel-Dateien über den Adobe Reader im Volltext durchsuchen können.

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Immer mehr Unternehmen und Anwender nutzen die PDF-Archivierung für E-Mails, denn es gibt dafür viele gute Argumente:

  • Mit dem Speichern im Standardformat PDF werden Sie unabhängig von Outlook. Egal, was Sie in 5, 10 oder 20 Jahren nutzen – Ihre Mails als PDF werden Sie in jedem Fall weiterhin lesen können. Der SmartTools AutoFiler kann Ihre Mails auch im speziell für die Langzeitarchivierung entwickelten ISO-Format PDF/A speichern, so dass Ihre Nachrichten auf Jahrzehnte hinaus auch ohne Outlook oder Windows lesbar bleiben.
  • Mail-Anhänge werden auf Wunsch als Anlagen in den PDF-Dateien gespeichert, so dass Sie direkt auf die zugehörigen Dokumente, Tabellen, Bilder usw. im Originalformat zugreifen können.
  • Der SmartTools AutoFiler archiviert Ihre E-Mails nicht in einer Datenbank in einem speziellen Format, sondern als einzelne Dateien, die Sie schnell und flexibel mit Ordnern organisieren. Nach dem Auslagern benötigen Sie keine spezielle Software mehr, um schnell auf Ihre E-Mails zugreifen zu können.
  • Schaffen Sie ein flexibles Backup Ihres Mail-Archivs in der Cloud, das Ihnen auch mit dem SmartPhone bzw. Tablet zur Verfügung steht.
  • Archivieren Sie die Korrespondenz zu abgeschlossenen Projekten ganz einfach als PDF oder PDF/A im Netzwerk.
  • Stellen Sie wichtige E-Mails Ihren Kollegen zur Verfügung, die nicht mit Outlook arbeiten.
  • Entlasten Sie Ihre Outlook-Datendatei, indem Sie E-Mails regelmäßig beispielsweise auf eine externe Festplatte sichern.

Weitere Ablageformate für jede Anforderung: MSG, EML, HTML oder MBOX

Der SmartTools AutoFiler beherrscht aber nicht nur die PDF-Ablage, sondern unterstützt zur Auslagerung auch das Outlook-Nachrichtenformat MSG sowie HTML, EML, MBOX und TXT.

Besonderen Komfort gibt es für ausgelagerte Mails im MSG-Format: MSG-Dateien werden automatisch mit allen wichtigen Datei-Eigenschaften für E-Mails versehen. So können Sie die Dateien auch im Windows-Explorer unabhängig von Outlook beispielsweise nach dem Mailabsender, dem Empfangsdatum, der Kategorie oder dem Namen einer angehängten Datei sortieren.

Ausgelagerte MSG-Dateien lassen sich besonders einfach organisieren, weil wichtige E-Mail-Felder direkt im Windows Explorer angezeigt werden können.

Egal für welches Dateiformat Sie sich entscheiden: Die Namen der Unterorder für die Ablage können Sie aus dem Datum der Mails oder Absenderinformationen erstellen lassen. Und das gilt natürlich auch für die Dateinamen: Wie in einem Baukasten setzen Sie die Dateinamen aus Platzhaltern wie Betreff, Empfangsdatum, aktuellem Datum, Sendezeit, Absendername usw. flexibel zusammen.

Flexible Mailorganisation für jeden Geschmack

Der SmartTools AutoFiler drängt Sie in kein festes Organisationsschema, sondern passt sich flexibel an Ihre Wünsche und Bedürfnisse an. Egal, ob Sie Ihre E-Mails innerhalb von Outlook oder Exchange organisieren oder extern in Dateiordnern ablegen, archivieren bzw. sichern möchten, der SmartTools AutoFiler lässt keine Wünsche offen.

Kopieren oder verschieben Sie E-Mails in Sekundenschnelle in...

  • ...Outlook-, Exchange- oder IMAP-Ordner
  • ...externe PST-Dateien auf Ihrem Rechner oder im Netzwerk
  • ...lokale Festplatten-Ordner als PDF, PDF/A, MSG, HTML oder TXT
  • ...Netzwerk-Ordner als PDF, PDF/A, MSG, HTML oder TXT
  • ...Cloud-Ordner (Dropbox, OneDrive, Google Drive usw.) als PDF, PDF/A, MSG, HTML oder TXT

So erledigt der SmartTools AutoFiler Ihre Ablage per Mausklick

Nach der automatischen Installation integriert sich der SmartTools AutoFiler nahtlos in Ihr Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 und 2013. Sie können dann sofort mit der Organisation Ihrer Mails beginnen. Markieren Sie alle Mails, die Sie beantwortet haben oder später bearbeiten möchten und mit einem einzigen Mausklick räumt der SmartTools AutoFiler Ihren Posteingang auf (natürlich können Sie auf Wunsch auch jeden beliebigen anderen Mailordner aufräumen lassen).

Mit wenigen Mausklicks definieren Sie für jeden Job die Kriterien für die Mails, die abgelegt werden sollen – so landet zum Beispiel jede Nachricht zu einem bestimmten Projekt automatisch im richtigen Ablageordner.

Die Grundlage der automatischen Ablage sind flexible Regeln, die Sie vorher in einem komfortablen Dialog zusammengeklickt haben. Die Mails werden dann ohne Ihr Zutun in die passenden Ordner verschoben – also beispielsweise alle Mails von "Heinz Schmidt" in den Unterordner \Schmidt, alle Mails mit bestimmten Stichworten oder Zeichen im Betreff in entsprechende Projektordner, Newsletter in die passenden Archivordner ...usw.

Sogar die Mehrfachablage Ihrer Mails ist möglich: legen Sie Mails in einem einzigen Arbeitsschritt in mehrere Ordner bzw. an verschiedenen Stellen ab.

Mailablage in einem Arbeitsschritt in mehreren Ordnern – zum Beispiel sowohl in den passenden Outlook-Ordner als auch als PDF auf dem Server oder auf einer externen Festplatte.

Mailablage im Unternehmen standardisieren

Mit der Teamedition können Sie die Mailablage im Unternehmen ganz einfach standardisieren. Zusätzlich zu den individuellen Ablageregeln, die sich jeder Anwender nach Belieben anlegen kann, stehen in der Teamedition globale Regeln zur Verfügung, die zentral von einem Administrator gepflegt und dann von allen Anwendern genutzt werden können:

SmartTools AutoFiler – Teamedition

Für den Einsatz im Unternehmen gibt es außerdem SmartTools AutoFiler 6.3 Enterprise. Diese Version ist für die Installation über eine automatische Softwareverteilung oder auf dem Terminal Server optimiert. Sie bietet ebenfalls globale Ablageregeln, die sich zentral definieren und nur von berechtigten Anwendern ändern lassen sowie die Steuerung von Einstellungen über Gruppenrichtlinien. Außerdem steht Ihnen SharePoint und OneDrive für Business als neue Ablageorte für Ihre E-Mails und Anhänge zur Verfügung.

SmartTools AutoFiler Enterprise für Unternehmen

Das tausendfach bewährte Profitool zur Mail-Organisation für Outlook – Die brandneue Version 6.3 mit 30% Rabatt

Der SmartTools AutoFiler 6.3 ist ab sofort verfügbar und kann derzeit zum Aktionspreis mit 30% Rabatt bestellt werden. Klicken Sie auf Vollversion bestellen, um den aktuellen Rabatt zu nutzen.

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Preisgünstiges Update auf den SmartTools AutoFiler 6.3

Wenn Sie den SmartTools AutoFiler in den letzten 12 Monaten erworben haben, ist das Update für Sie kostenlos. Sie können die neueste Version abrufen, indem Sie im Info-Dialog auf Nach Updates suchen klicken. Liegt Ihr Kauf der Vollversion weniger als 24 Monate zurück, können Sie das Update über den folgenden Link zum Sonderpreis bestellen.

SmartTools AutoFiler 6.3 – Update