SmartTools AutoFiler 5.5 - Update

• E-Mails blitzschnell ablegen, organisieren oder auslagern
• Flexible PDF-Archivierung Ihrer E-Mails
• Tipp Optimiert für die Ablage nach Projekten, Kunden, Mandanten

Das Profitool für Ihre E-Mail-Organisation

Der SmartTools AutoFiler für Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 wird jetzt noch besser. Das seit Jahren bewährte Profitool für Ihre E-Mail-Organisation haben wir mit der Version 5.5 komplett überarbeitet – es handelt sich um das bisher umfangreichste Update der beliebten Outlook-Erweiterung. Der SmartTools AutoFiler 5.5 integriert sich jetzt noch besser in Outlook und in Ihre täglichen Arbeitsabläufe. Die neue Benutzeroberfläche sowie eine Fülle von neuen Funktionen helfen dabei, die lästige Organisation und Archivierung von E-Mails noch einfacher und schneller zu machen.

Neu in Version 5! Ablagejobs lassen sich jederzeit für eine oder mehrere markierte Nachrichten aufrufen – ideal zum Beispiel für die blitzschnelle Ablage und Archivierung nach Projekten oder Kunden.

Die Highlights des AutoFiler 5.5:

Neu in Version 5: Mit der Ordnerschnellablage finden Sie den Ablageordner in Sekundenschnelle auch bei komplexen Ordnerstrukturen.

• Eine der beliebtesten neuen Funktionen ist die Ordnerschnellablage: einfach E-Mails markieren, Schnellsuche aufrufen und den passenden Ordner auch in umfangreichen Orderstrukturen blitzschnell finden. Sie tippen ein paar Zeichen ein und sofort wird die Anzeige auf alle passenden Ordner gefiltert.
• Sie definieren einmal Ihre Ablagejobs für Projekte, Kunden, Abteilungen usw. und können sie dann jederzeit per Kontextmenü oder auf Tastendruck für eine oder mehrere markierte E-Mails aufrufen – so lässt sich der SmartTools AutoFiler noch besser in Ihren täglichen Arbeitsablauf integrieren. Ein Mausklick genügt und markierte E-Mails werden zum Beispiel sowohl als PDF abgelegt als auch in die gewünschten Outlook- oder Exchange-Ordner verschoben.
• Die neue Ordnerüberwachung kann Ablagejobs voll automatisch ausführen, sobald neue Mails eingehen oder in bestimmte Ordner verschoben werden. Sortieren Sie beispielsweise wie gewohnt Ihre Mails in Outlook-Ordner für bestimmte Projekte oder Kunden. Der SmartTools AutoFiler 5.5 übernimmt dann im Hintergrund voll automatisch die gewünschte Archivierung und speichert die Nachrichten zum Beispiel als PDF im passenden Verzeichnis auf dem Server oder in der Cloud.
• Der SmartTools AutoFiler 5.5 kann Anhänge jetzt noch flexibler unabhängig von den E-Mails ablegen und organisieren.
• Die Automatisierung Ihrer Mailablage ist jetzt noch einfacher und komfortabler: jeder Ablagejob kann auf Wunsch zu bestimmten Zeitpunkten voll automatisch ausgeführt werden. Zum Beispiel zur automatischen Archivierung aller E-Mails am Ende der Woche.

Über die Startseite des AutoFiler starten und verwalten Sie ganz einfach Ihre Ablagejobs.

In der brandneuen Version 5.5 haben wir zahlreiche weitere Optimierungen vorgenommen:

• Neu Standardeinstellungen für neue Ablagejobs: Definieren Sie einmal die grundlegenden Einstellungen für Ihre persönliche Mailablage und neue Ablagejobs lassen sich in Zukunft noch schneller anlegen. Wichtige Standards wie zum Beispiel den Aufbau der Dateinamen, die Ordnerstruktur oder die Details zur Ablage von Anhängen müssen Sie nur noch einmal festlegen und ergänzen sie dann nur noch um die spezifischen Kriterien und Ablageziele.
• Neu Wenn Sie flexibel bleiben möchten, können Sie einen Ablagejob auch ohne festes Ablageziel definieren. Der SmartTools AutoFiler zeigt dann auf Wunsch einen "Speichern unter"-Dialog an, in dem Dateiname und Format bereits vorgegeben sind. Sie entscheiden sich nur noch für den Zielordner auf der Festplatte, im Netzwerk oder in der Cloud.

Den Aufbau des Dateinamens für die Ablage als PDF oder MSG können Sie jetzt noch einfacher per Drag & Drop mit der Maus festlegen.

• Neu Der SmartTools AutoFiler kann den Dateinamen für archivierte Mails flexibel aus beliebigen Informationen zusammensetzen. Ab sofort steht Ihnen ein neuer komfortabler Dialog zur Verfügung, um den Aufbau des Dateinamens ganz einfach mit der Maus aus verschiedenen Bausteinen zusammenzusetzen.
• Neu Die zuletzt verwendeten Definitionen für Dateinamen und Unterordner stehen jetzt mit einem Mausklick für neue Ablagejobs zur Verfügung.
• Mit der neuen Version 5.5 können nun aus der Schnellablage auch direkt Favoriten anlegen. Damit sparen Sie Einrichtungsarbeit beim Anlegen neuer Jobs. Ihre erstellten Favoriten-Jobs lassen sich komfortabel über das Menüband von Outlook oder das Kontextmenü einer Nachricht abrufen.
• Alle Funktionen des SmartTools AutoFiler 5.5 können jetzt nicht nur über einen Aufgabenbereich am rechten Fensterrand, sondern alternativ auch über Dialogfenster genutzt werden.
• Wenn Sie die Mailablage jederzeit im Zugriff haben möchten, lässt sich der SmartTools AutoFiler 5.5 auf Wunsch auch auf dem Start-Register von Outlook platzieren.
• Legen Sie neue Ablagejobs noch schneller auf Grundlage einer empfangenen Mail an. Wenige Mausklicks genügen und der Absender oder Empfänger der Mail werden automatisch in die Kriterien übernommen.
• Zahlreiche weitere Optimierungen, Detailverbesserungen und neue Funktionen nach Anwenderwünschen

Eine ausführliche Beschreibung dieser und aller anderen Funktionen finden Sie auf der Katalogseite der Vollversion.

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