SmartTools AutoFiler 6.5 - Update

• E-Mails blitzschnell ablegen, organisieren oder auslagern
• E-Rechnungen komfortabel verarbeiten
• Tipp Optimiert für die Ablage nach Projekten, Kunden, Mandanten

Das Profitool für Ihre E-Mail-Organisation

Der SmartTools AutoFiler für Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 und 2013 wird jetzt noch besser. Das seit Jahren bewährte Profitool für Ihre E-Mail-Organisation haben wir mit der Version 6.4 optimiert und erweitert, um die lästige Organisation und Archivierung von E-Mails noch einfacher und schneller zu machen. Die neue Version 6.5 ist ab sofort verfügbar.

Ablagejobs lassen sich jederzeit für eine oder mehrere markierte Nachrichten aufrufen – ideal zum Beispiel für die blitzschnelle Ablage und Archivierung nach Projekten oder Kunden.

Die Highlights des AutoFiler 6.5:

• Eine der beliebtesten neuen Funktionen ist die Ordnerschnellablage: einfach E-Mails markieren, Schnellsuche aufrufen und den passenden Ordner auch in umfangreichen Orderstrukturen blitzschnell finden. Sie tippen ein paar Zeichen ein und sofort wird die Anzeige auf alle passenden Ordner gefiltert.
• Sie definieren einmal Ihre Ablagejobs für Projekte, Kunden, Abteilungen usw. und können sie dann jederzeit per Kontextmenü oder auf Tastendruck für eine oder mehrere markierte E-Mails aufrufen – so lässt sich der SmartTools AutoFiler noch besser in Ihren täglichen Arbeitsablauf integrieren. Ein Mausklick genügt und markierte E-Mails werden zum Beispiel sowohl als PDF abgelegt als auch in die gewünschten Outlook- oder Exchange-Ordner verschoben.
• Die neue Ordnerüberwachung kann Ablagejobs voll automatisch ausführen, sobald neue Mails eingehen oder in bestimmte Ordner verschoben werden. Sortieren Sie beispielsweise wie gewohnt Ihre Mails in Outlook-Ordner für bestimmte Projekte oder Kunden. Der SmartTools AutoFiler 6.4 übernimmt dann im Hintergrund voll automatisch die gewünschte Archivierung und speichert die Nachrichten zum Beispiel als PDF im passenden Verzeichnis auf dem Server oder in der Cloud.
• Der SmartTools AutoFiler 6.4 kann Anhänge jetzt noch flexibler unabhängig von den E-Mails ablegen und organisieren.
• Die Automatisierung Ihrer Mailablage ist jetzt noch einfacher und komfortabler: jeder Ablagejob kann auf Wunsch zu bestimmten Zeitpunkten voll automatisch ausgeführt werden. Zum Beispiel zur automatischen Archivierung aller E-Mails am Ende der Woche oder jeden Tag.

E-Rechnungen per Mausklick aus einer E-Mail extrahieren und zur Weiterverarbeitung im gewünschten Ordner ablegen.

Mit dem neuen SmartTools AutoFiler 6.5 sind Sie für den Empfang von E-Rechnungen mit Outlook gerüstet. E-Rechnungen können voll automatisch oder nach vorheriger Kontrolle per Mausklick aus einer E-Mail extrahiert und zur Weiterverarbeitung gespeichert werden. Ihnen stehen dabei alle Funktionen des AutoFiler zur flexiblen Ablage der E-Rechnungen zur Verfügung. Auf Wunsch können Sie sogar zusätzlich die Mail, mit der Sie die Rechnung erhalten haben zur optimalen Dokumentation als PDF ablegen. Der SmartTools AutoFiler erkennt außerdem automatisch, wenn es sich bei Anhängen nicht um E-Rechnungen handelt, so dass keine unerwünschten Dateien extrahiert werden.

Weitere Optimierungen, damit Sie Ihre Mailablage noch schneller und reibungsloser erledigen können:

• Neu Zur schnellen Archivierung oder Auslagerung lassen sich komplette Ordnerstrukturen zum Beispiel nach Projekten, Kunden, Objekten, Themen usw. in einer externen Datendatei oder in einem anderen Postfach spiegeln.
• Standardeinstellungen für neue Ablagejobs: Definieren Sie einmal die grundlegenden Einstellungen für Ihre persönliche Mailablage und neue Ablagejobs lassen sich in Zukunft noch schneller anlegen. Wichtige Standards wie zum Beispiel den Aufbau der Dateinamen, die Ordnerstruktur oder die Details zur Ablage von Anhängen müssen Sie nur noch einmal festlegen und ergänzen sie dann nur noch um die spezifischen Kriterien und Ablageziele.
• Neu Wenn Sie flexibel bleiben möchten, können Sie einen Ablagejob auch ohne festes Ablageziel definieren. Der SmartTools AutoFiler zeigt dann auf Wunsch einen "Speichern unter"-Dialog an, in dem Dateiname und Format bereits vorgegeben sind. Sie entscheiden sich nur noch für den Zielordner auf der Festplatte, im Netzwerk oder in der Cloud.
• Der SmartTools AutoFiler kann den Dateinamen für archivierte Mails flexibel aus beliebigen Informationen zusammensetzen. Dafür steht Ihnen ein neuer komfortabler Dialog zur Verfügung, um den Aufbau des Dateinamens ganz einfach mit der Maus aus verschiedenen Bausteinen zusammenzusetzen.
• Neu Optimale Konfiguration der Ordnersuche: Für die blitzschnelle Auswahl des Ablageordners verwendet der SmartTools AutoFiler im Hintergrund einen Cache, der perfekt abgestimmt auf die Systemumgebung konfiguriert werden kann – egal ob Sie lokal mit einigen Hundert Ordnern oder auf dem Exchange Server mit Tausenden von öffentlichen Ordnern arbeiten. Für besonders umfangreiche Ordnerstrukturen können Sie nicht benötigte Postfächer jetzt vom Index ausschließen, so dass Sie bei der Ablage noch schneller fündig werden.
• Neu Zahlreiche weitere Optimierungen, Detailverbesserungen und neue Funktionen nach Anwenderwünschen

Konfigurieren Sie den AutoFiler so, dass Sie auch bei komplexen Ordnerstrukuren immer blitzschnell den richtigen Ablageordner finden.

Einzelanwender, kleine und mittelständischen Unternehmen, Behörden und Großfirmen nutzen den SmartTools AutoFiler jeden Tag, um E-Mails schnell und effektiv zu organisieren, Mails nach Bedarf auszulagern und beispielsweise als PDF zu archivieren. In vielen Fällen genügt bereits ein Mausklick, um die Mails aus dem Posteingang zu archivieren oder als PDF samt Anhängen abzulegen.

Eine ausführliche Beschreibung aller Funktionen finden Sie auf der Katalogseite der Vollversion.

Die neue Version 6.5 ist ab sofort verfügbar. Klicken Sie auf Update-Version bestellen, um den Updatepreis mit 50% Rabatt zu nutzen, wenn Ihr letzter Kauf weniger als 24 Monate zurückliegt.