SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 4.7 für Outlook

Neue Version E-Mail Archivierung so einfach wie noch nie – einmal einrichten und dann nie wieder kümmern

  • Die komfortabelste Lösung zur E-Mail-Archivierung
  • Perfekt integriert in Outlook – Blitzschnell eingerichtet
  • Voll automatischer Betrieb im Hintergrund – Sie müssen sich um nichts kümmern

Bequeme E-Mail Archivierung

SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 4.7 für Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 ist unsere komfortabelste Lösung zur E-Mail-Archivierung. Das genial einfache Konzept:

  1. Installieren
  2. In 2 Minuten einrichten
  3. Nie wieder kümmern – E-Mails werden voll automatisch im Hintergrund archiviert – Sie arbeiten normal weiter

SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 4.7 sichert danach voll automatisch und unauffällig im Hintergrund jede neue Nachricht exakt nach Ihren Vorgaben. Die E-Mail-Anhänge gehen nicht verloren, sondern werden in die MSG- oder PDF-Dateien integriert. Mit der brandneuen Version 4.7 wird die beliebte Outlook-Erweiterung jetzt noch besser:

  • Die bewährten Komfortfunktionen haben wir optimiert und überarbeitet: Sie archivieren auf Wunsch voll automatisch jede eingehende und ausgehende Nachricht als PDF- oder MSG-Datei. Sie bestimmen den Speicherort: Ganz nach Bedarf auf der internen oder einer externen Festplatte, im Netzwerk oder in der Cloud (Dropbox, OneDrive, Google Drive usw.).
  • Die Ordnerstruktur beim Archivieren Ihrer E-Mails können Sie jetzt ganz nach Ihren Bedürfnissen mit Platzhaltern "zusammenklicken". Egal, ob Sie zum Beispiel nach dem Absender und dann nach dem Monat ablegen oder alles tageweise archivieren möchten: SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 4.7 legt alle notwendigen Ordner voll automatisch beim Archivieren Ihrer E-Mails an.
  • Die automatische Ablage können Sie jederzeit mit einem Mausklick auf das entsprechende Symbol im Menüband ein- oder ausschalten.
  • Viele Anwender schätzen den Komfort der voll automatischen Archivierung, wünschen aber eine Vorauswahl der Nachrichten, die archiviert werden. Genau für diesen Zweck finden Sie in der neuen Version 4.7 die perfekte Lösung: Sie schalten die "Voll-Automatik" aus und verschaffen sich einen Überblick über die empfangenen Mails. Danach markieren Sie die gewünschten Nachrichten, klicken auf das neue Symbol Automatisch ablegen und alles wird genau so archiviert, wie Sie es in den Optionen festgelegt haben.
  • Und damit es wirklich keine Lücken im System gibt, berücksichtigen wir jetzt auch die Ausnahmefälle, die Sie einmal außerhalb der Automatik ablegen möchten: Sie markieren einfach die Nachrichten und klicken auf Manuell ablegen. In einem Dialog wählen Sie dann den gewünschten Speicherort aus.

Das neue SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 4.7 ist ab sofort verfügbar. In unserer Sonderaktion erhalten Sie derzeit über 40% Rabatt. Klicken Sie auf Vollversion bestellen, um unser Bestellformular aufzurufen.

E-Mail AutoArchiv Pro 4.7 im Praxiseinsatz

Und so einfach funktioniert die automatische Sicherung: Nach der automatischen Installation rufen Sie einmal die Optionen auf und bestimmen die Basisdaten der automatischen Archivierung.

Sie nehmen einmal die gewünschten Einstellungen für die E-Mail-Speicherung vor und der Rest läuft voll automatisch

Als erstes entscheiden Sie sich für den Speicherort (zum Beispiel eine externe Festplatte, ein Server, ein NAS oder die Cloud). Außerdem klicken Sie ganz einfach mit Hilfe von Platzhalten die Ordnerstruktur zusammen (neu in Version 4.7!), die SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 4.7 zur Organisation Ihrer archivierten E-Mails verwenden soll.

Anschließend definieren Sie die Zusammensetzung des Dateinamens:

Optimale Flexibilität beim Zusammenstellen der Dateinamen für die Mail-Ablage als PDF- oder MSG-Datei

Für die automatische Speicherung von E-Mails hat jeder Anwender sein eigenes System und individuelle Anforderungen an die Zusammensetzung des Dateinamens aus Elementen wie Betreff, Absender, Kategorie und natürlich Datum/Uhrzeit. Mit SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 4.7 können Sie nahezu jeden Aufbau des Dateinamens aus den unterschiedlichsten Elementen und Trennzeichen flexibel zusammenklicken. Jedes einzelne Element (Tag, Monat, Jahr, Stunde, Minute, Absender, Empfänger, Betreff usw.) lässt sich mit jedem in Dateinamen erlaubten Trennzeichen an eine beliebige Position setzen. Nachfolgend drei Beispiele aus der Praxis:

Empfangsdatum, Absender und Betreff:

2022-09-13_maxmustermann@example.com_Präsentation der aktuellen Version.pdf

Kategorie, Empfangsdatum und Absender:

Projekt 128177 - 2022_09_13-13_37 - maxmustermann@example.com.msg

Absenderadresse, Empfangsdatum, Betreff und Anlagen:

maxmustermann@example.com_2022_SEP_13 - Zeichnungen_Mit Anhang.pdf

Immer wieder benötigte Elemente wie verschiedene Datums- und Zeitformate nach ISO sind bereits vorgegeben und lassen sich direkt übernehmen:

Abschließend stellen Sie nur noch das gewünschte Ablageformat (MSG oder PDF) ein. In SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 4.7 können Sie neben dem "normalen" PDF-Format ab sofort auch das ISO-Format PDF/A auswählen, das speziell zur Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten entworfen wurde. Das PDF/A-Format stellt sicher, dass Ihre E-Mails auch in vielen Jahren noch lesbar sind, auch wenn Sie vielleicht weder Outlook noch Windows nutzen. Eine als PDF/A gesicherte E-Mail lässt sich außerdem nicht ändern und schützt damit Ihre Daten vor Manipulation.

Wenn Sie die automatische Sicherung starten oder stoppen möchten, genügt ein einziger Mausklick auf das Symbol "Aktiviert" bzw. "Deaktiviert" im Menüband von Outlook.

Die eintreffenden und ausgehenden E-Mails werden nach Aktivierung von SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 4.7 entsprechend Ihrer Vorgaben automatisch gespeichert:

Ist SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 4.7 einmal aktiviert, wird zu jeder eintreffenden und ausgehenden E-Mail eine Festplatten-Kopie im gewünschten Format angelegt

Die neue "halb automatische" Archivierung

Mit der neuen Version 4.7 können Sie jetzt auf Wunsch Vorauswahl der Nachrichten treffen, die archiviert werden: Sie schalten die "Voll-Automatik" aus und verschaffen sich einen Überblick über die empfangenen Mails. Danach markieren Sie die gewünschten Nachrichten, klicken auf das neue Symbol Automatisch ablegen und alles wird genau so archiviert, wie Sie es in den Optionen festgelegt haben. Mit dieser Funktion können Sie auch schnell und einfach Ihre E-Mails der letzten Jahre archivieren!

Im "halb automatischen" Modus markieren Sie gezielt die Nachrichten, die Sie archivieren möchten – entweder voll automatisch nach den eingestellten Optionen oder durch manuelle Auswahl des Speicherortes

Soll die Archivierung einmal außerhalb der vorher festgelegten Ordnerstruktur erfolgen, klicken Sie auf Manuell ablegen und Sie können den Speicherort frei bestimmen.

Die Komfortlösung zur Mail-Archivierung nur kurze Zeit mit über 40% Rabatt

Nutzen auch Sie die neue komfortable Art der E-Mail-Archivierung. Das neue SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 4.7 ist ab sofort verfügbar. In unserer Sonderaktion erhalten Sie jetzt noch kurze Zeit über 40% Rabatt. Klicken Sie auf Vollversion bestellen, um unser Bestellformular aufzurufen.

Update für Anwender von SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro

Sie sind bereits ein zufriedener Anwender von SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro? Wenn Sie SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro in den letzten 12 Monaten erworben haben, ist das Update auf die Version 4.7 für Sie kostenlos. Sie können es ganz einfach abrufen, indem Sie im Info-Dialog auf Nach Updates suchen klicken. Liegt Ihr Kauf von SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro weniger als 24 Monate zurück, können Sie das Update zum Sonderpreis bestellen:

SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 4.7 - Update

Noch mehr Flexibilität bei der Mail-Organisation

Wenn Ihnen die schlichte Ablage Ihrer Nachrichten nicht genügt und Sie die volle Kontrolle über sämtliche Ordner in Outlook möchten, empfehlen wir Ihnen den SmartTools AutoFiler 5.2; er passt sich flexibel an Ihre individuellen Bedürfnisse an - egal wo, wie und in welchen Formaten (PDF, PDF/A, MSG, HTML usw.) Sie Ihre E-Mails ablegen möchten.

SmartTools AutoFiler 5.2 für Outlook

Einsatz im Unternehmen

SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 4.7 für Outlook lässt sich ohne Admin-Rechte unter allen aktuellen Office- und Windows-Versionen installieren. Die Outlook-Erweiterung hat sich mittlerweile in Hunderten von Behörden sowie Unternehmen jeder Größe bewährt. Auf Wunsch liefern wir maßgeschneiderte Installationspakete, die Sie mit Ihrer Softwareverteilung oder auf dem Terminal Server (wahlweise für alle oder nur für bestimmte Anwender) einsetzen können. Fragen hierzu beantworten wir gerne:

Kontaktieren Sie uns per E-Mail