SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 5.0 für Outlook

Bequeme E-Mail Archivierung

SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 5.0 für Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 und 2013 ist unsere komfortabelste Lösung zur E-Mail-Archivierung. Das genial einfache Konzept:

1. Installieren
2. In 2 Minuten einrichten
3. Nie wieder kümmern – E-Mails werden voll automatisch im Hintergrund archiviert – Sie arbeiten normal weiter

SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 5.0 sichert danach voll automatisch und unauffällig im Hintergrund jede neue Nachricht exakt nach Ihren Vorgaben. Mit der brandneuen Version 5.0 wird die beliebte Outlook-Erweiterung jetzt noch besser:

• Optimiert Die bewährten Komfortfunktionen haben wir optimiert und überarbeitet: Sie archivieren auf Wunsch voll automatisch jede eingehende und ausgehende Nachricht als PDF- oder MSG-Datei. Sie bestimmen den Speicherort: Ganz nach Bedarf auf der internen oder einer externen Festplatte, im Netzwerk oder in der Cloud (Dropbox, OneDrive, Google Drive usw.).
• Neu Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten archivieren möchten, können Sie jetzt in einem komfortablen neuen Dialog individuelle Einstellungen für jedes Konto vornehmen.
• Neu Legen Sie auf Wunsch die Anhänge der archivierten Nachrichten zusätzlich zum MSG- oder PDF-Archiv ab.
• Neu Mit dem neuen Protokoll rufen Sie jederzeit eine Übersicht der archivierten E-Mails ab.
• Optimiert Die Ablagegeschwindigkeit wurde um ein Vielfaches erhöht.
• Optimiert Speziell die PDF-Archivierung Ihrer E-Mails wurde überarbeitet und noch einmal verbessert.

Das neue SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 5.0 ist ab sofort verfügbar. In unserer Sonderaktion erhalten Sie derzeit 30% Rabatt. Klicken Sie auf Vollversion bestellen, um unser Bestellformular aufzurufen.

E-Mail AutoArchiv Pro 5.0 im Praxiseinsatz

Und so einfach funktioniert die automatische Sicherung: Nach der automatischen Installation rufen Sie einmal die Archivierungseinstellungen auf und bestimmen die Basisdaten der automatischen Archivierung.

Als erstes entscheiden Sie sich für das zu bearbeitende E-Mail-Konto und den Speicherort (zum Beispiel eine externe Festplatte, ein Server, ein NAS oder die Cloud). Außerdem klicken Sie ganz einfach mit Hilfe von Platzhalten die Ordnerstruktur zusammen, die SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 5.0 zur Organisation Ihrer archivierten E-Mails verwenden soll. Außerdem können Sie in der neuen Version 5.0 auf Wunsch einen Ordnerauswahl-Dialog oder einen 'Speichern unter'-Dialog vor der Ablage automatisch anzeigen lassen.

Anschließend definieren Sie die Zusammensetzung des Dateinamens:

Für die automatische Speicherung von E-Mails hat jeder Anwender sein eigenes System und individuelle Anforderungen an die Zusammensetzung des Dateinamens aus Elementen wie Betreff, Absender, Kategorie und natürlich Datum/Uhrzeit. Mit SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 5.0 können Sie nahezu jeden Aufbau des Dateinamens aus den unterschiedlichsten Elementen und Trennzeichen flexibel zusammenklicken. Jedes einzelne Element (Tag, Monat, Jahr, Stunde, Minute, Absender, Empfänger, Betreff usw.) lässt sich mit jedem in Dateinamen erlaubten Trennzeichen an eine beliebige Position setzen. Nachfolgend drei Beispiele aus der Praxis:

Immer wieder benötigte Elemente wie verschiedene Datums- und Zeitformate nach ISO sind bereits vorgegeben und lassen sich direkt übernehmen:

Abschließend stellen Sie nur noch das gewünschte Ablageformat (MSG oder PDF) ein. In SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 5.0 können Sie neben dem "normalen" PDF-Format ab sofort auch das ISO-Format PDF/A auswählen, das speziell zur Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten entworfen wurde. Das PDF/A-Format stellt sicher, dass Ihre E-Mails auch in vielen Jahren noch lesbar sind, auch wenn Sie vielleicht weder Outlook noch Windows nutzen. Eine als PDF/A gesicherte E-Mail lässt sich außerdem nicht ändern und schützt damit Ihre Daten vor Manipulation.

Wenn Sie die automatische Sicherung starten oder stoppen möchten, genügt ein Aktivieren oder Deaktivieren des Kontrollkästchens vor der Option E-Mails automatisch archivieren.

Die eintreffenden und ausgehenden E-Mails werden nach Aktivierung von SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 5.0 entsprechend Ihrer Vorgaben automatisch gespeichert:

Die "halb automatische" Archivierung

Auf Wunsch können Sie eine Vorauswahl der Nachrichten treffen, die archiviert werden: Sie schalten die "Voll-Automatik" aus und verschaffen sich einen Überblick über die empfangenen Mails. Danach markieren Sie die gewünschten Nachrichten, klicken auf das neue Symbol Automatisch archivieren und alles wird genau so archiviert, wie Sie es in den Optionen festgelegt haben. Mit dieser Funktion können Sie auch schnell und einfach Ihre E-Mails der letzten Jahre archivieren!

Soll die Archivierung außerhalb der vorher festgelegten Ordnerstruktur erfolgen, klicken Sie auf Manuell archivieren und Sie können den Speicherort vollkommen frei bestimmen.

Die Komfortlösung zur Mail-Archivierung nur kurze Zeit mit 30% Rabatt

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