SmartTools AccessToExcel 5.6 für Access

Access-Daten komfortabel nach Excel übernehmen

Beim Export von Access-Daten nach Excel sollen die Informationen häufig gruppiert in verschiedenen Tabellenblättern abgelegt werden. Sie möchten Ihre Kundenadressen beispielsweise sortiert nach Ländern in verschiedene Tabellen einer Arbeitsmappe exportieren, so dass anschließend mehrere Tabellen "Deutschland", "Österreich", "Schweiz" in Excel vorliegen. Mit den Standardfunktionen von Access ist diese Aufgabe nicht zu erledigen, aber das neue SmartTools AccessToExcel 5.6 hilft weiter und legt Excel-Tabellen passend gruppiert nach Ihren Vorgaben an. Außerdem ist die Übertragung einer beliebigen Access-Tabelle oder –Abfrage auf ein bestimmtes Excel-Tabellenblatt problemlos möglich.

Mit der neuen Version 5.6 übertragen Sie in einem Arbeitsschritt alle bzw. beliebige markierte Tabellen oder Abfragen in eine neue oder vorhandene Arbeitsmappe. Die Inhalte jeder Tabelle werden dabei auf einem analog zur Access-Tabelle benannten Excel-Tabellenblatt abgelegt.

Die neue Programmversion ermöglicht zudem die Anzeige von Systemtabellen (MSys*, USys*) damit Sie auch Daten aus diesen speziellen Tabellen beispielsweise zu Dokumentationszwecken oder zum Nachschlagen in Excel-Tabellenblätter übernehmen können. Außerdem ist nun eine Sprachumschaltung der Benutzeroberfläche von Deutsch auf Englisch möglich.

So nutzen Sie AccessToExcel 5.6 im Praxiseinsatz

Einrichtung und anschließende Datenübernahme nach Excel sind eine Sache von wenigen Mausklicks:

Nach der automatischen Installation stehen Ihnen die neuen Exportfunktionen in Access 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 auf dem Register SmartTools zur Verfügung. Jetzt sind es nur wenige Schritte bis zu den fertigen Excel-Tabellen – hier am Beispiel für den gruppierten Export:

1. Wählen Sie zunächst die Tabelle oder Abfrage aus Access mit den gewünschten Datensätzen aus. Im Programmdialog werden Ihnen hilfreiche Zusatzinformationen zur Anzahl der Datensätze angezeigt, die in einer Tabelle gespeichert sind oder von Abfragen als Ergebnis geliefert werden.
2. Im Kombinationsfeld Gruppieren nach Feld wählen Sie das Feld aus, nach dem die Gruppierung erfolgen soll. Angaben zur Anzahl der für Gruppierungen benötigten Tabellenblätter werden nach Auswahl des Feld im Dialog angezeigt.
3. Entscheiden Sie, ob die Daten in eine neue oder vorhandene Arbeitsmappe übertragen werden sollen.
4. Mit einem Klick auf Ausführen wird die Übertragung der Daten gestartet. Nach wenigen Augenblicken können Sie auf Ihre fertige Excel-Arbeitsmappe zugreifen.

Genauso einfach ist die Datenübernahme einer einzelnen Tabelle oder aller Tabellen der gesamten Datenbank:

• Wenn Sie eine Access-Tabelle oder -Abfrage gezielt auf ein bestimmtes Excel-Blatt ausgeben möchten, steht Ihnen das Register Tabelle -> Tabellenblatt zur Verfügung. Hier wählen Sie wie beim gruppierten Export zunächst eine Tabelle oder Abfrage aus, bestimmen dann aber direkt den Namen der Excel-Tabelle für das Exportergebnis. Mit einem Klick auf Ausführen wird wiederum der Exportvorgang von Access nach Excel ausgelöst.

• Mit der Funktion auf dem Programmregister Tabellen -> Arbeitsmappe übertragen Sie in einem Arbeitsschritt auf Wunsch alle bzw. beliebige markierte Tabellen oder Abfragen in eine neue oder vorhandene Arbeitsmappe. Wie bei den anderen Exportfunktionen von SmartTools AccessToExcel stehen wahlweise alle Tabellen, alle Abfragen oder beide Optionen der aktuellen Datenbank zur Auswahl. Sämtliche Daten werden per Mausklick in eine neue oder vorhandene Arbeitsmappe übernommen.

Sie können über den Dialogbereich Laden/Speichern bequem Ihre vorgenommenen Einstellungen als Sets speichern. Anschließend lässt sich die Übertragung in Excel-Arbeitsmappen durch Auswahl eines Einstellungssets im Dropdown-Menü Laden/Speichern und einen Mausklick auf Ausführen erledigen.

SmartTools Publishing bietet Ihnen SmartTools AccessToExcel 5.6 kostenlos zum Download an. Klicken Sie einfach auf Vollversion laden, um das voll automatische Setup samt Anleitung herunterzuladen.