SmartTools Verteilerlisten-Manager für Outlook
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GRATIS: Verteilerlisten-Verwaltung mit zentraler Aktualisierung, Adress-Import und vielen Zusatzfunktionen für Outlook 2007, 2003, 2002/XP und 2000!
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Verteilerlisten sind ideal, um gezielt bestimmte Abteilungen der eigenen Firma anzuschreiben, einen Kundenstamm über neue Produkte zu informieren oder Vereinsmitgliedern die Termine wichtiger Treffen mitzuteilen. Mit dem SmartTools Verteilerlisten-Manager wird die sonst etwas umständliche Verwaltung Ihrer Listen ein Kinderspiel:
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Wenn sich beispielsweise die E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters, Kunden oder Freundes ändert oder ein Mitglied aus dem Verein oder der Firma austritt und Sie den betreffenden Kontakt aktualisieren oder löschen, schlägt sich das nicht automatisch auf die Verteilerlisten nieder! Normalerweise würden Sie jetzt jede Verteilerliste wie etwa "Firmenverteiler", "Interessenten", "Marketing", "TuS Neunkirchen ", "Geburtstagsgäste" etc. auf diesen geänderten Kontakt hin überprüfen und separat aktualisieren.
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Mit dem SmartTools Verteilerlisten-Manager halten Sie Ihre Verteilerlisten jetzt spielend auf dem neuesten Stand:
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Verteilerlisten und Funktionen laufen zentral in einem Dialog zusammen!
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Nach der automatischen Installation öffnen Sie den Manager im Outlook-Menü SmartTools. Ein übersichtlicher Dialog zeigt alle Verteilerlisten aus dem Kontakte-Ordner an, die Sie über die Aufgabenbereiche dann beispielsweise durchsuchen, löschen, in eine Textdatei exportieren oder leicht um neue Mitglieder aus einem Nachrichtenordner ergänzen können. Der Clou: Jede Funktion ist durch die aufklappbaren Aufgabenbereiche mit nur einem Mausklick zu erreichen. Sie müssen also nie wieder mühsam Ihre Verteilerlisten einzeln ansteuern und per Hand aktualisieren.
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Hier die neuen Gratis-Funktionen im Überblick:
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Einträge suchen oder löschen. Wählen Sie eine oder mehrere Verteilerlisten aus und durchsuchen Sie Namen und E-Mail-Adressen der vorhandenen Listenmitglieder. So finden Sie schnell heraus, in welchen Verteilerlisten sich eine Person oder eine Firma befindet. Zum Beispiel: Suchen Sie nach "petra", "petra.meier" oder ähnlich, um eine bestimmte Person zu ermitteln. Ein Suchbegriff wie "müller-ag.de" ermittelt hingegen blitzschnell alle Mitglieder einer bestimmten Firma, um sie anschließend gezielt aus den Verteilerlisten zu löschen.
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Verteilerlisten aktualisieren. Diese Funktion ist leistungsfähiger, als sie vielleicht auf den ersten Blick vermuten lässt! Wenn Sie Namen oder E-Mail-Adresse eines Outlook-Kontakts ändern, werden diese Änderungen nicht automatisch auch in den Verteilerlisten aktualisiert, in denen der Kontakt als Mitglied eingetragen wurde. Normalerweise müssten Sie jetzt also jede Verteilerliste öffnen und auf Jetzt aktualisieren klicken, damit die Änderungen auch tatsächlich übernommen werden. Mit dem SmartTools Verteilerlisten-Manager genügt ein Mausklick, und alle ausgewählten Verteilerlisten werden mit den Outlook-Kontakten synchronisiert!
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Einträge exportieren. Namen und E-Mail-Adressen Ihrer Verteilerlisten-Mitglieder können Sie mit dieser Funktion zu Sicherungszwecken oder zur weiteren Verarbeitung als Text-Datei (CSV-Format) speichern - etwa zum Import in Excel oder Access.
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Mitglieder-Import direkt aus Nachrichtenordnern. Angenommen, Sie sammeln Anfragen zu einem Produkt in Outlook-Ordnern und möchten genau diese Kunden zu Werbezwecken anschreiben. Bevor Sie jetzt jede Mail einzeln beantworten, erstellen Sie mit Hilfe dieser Import-Funktion automatisch eine neue Verteilerliste aus den Absendern dieses Ordners! Mit einem Klick auf Importieren liest der Manager Namen und E-Mail-Adresse der Nachrichten aus und fügt die Daten als neue Mitglieder in die Verteilerliste ein.
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Verteilerlisten umbenennen. Gleichen Sie die Namen Ihrer Listen in einem Schwung an: Für die links im Dialog ausgewählte Liste tippen Sie einfach den neuen Namen ein und klicken auf Speichern. Dabei wird dabei automatisch zum nächsten Eintrag in der Liste gesprungen und weiter geht’s!
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Verteilerlisten löschen. Egal ob eine oder alle: Es kostet Sie nach Auswahl der Listen immer nur einen Mausklick!
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SmartTools Publishing bietet Ihnen dieses Outlook-Tool kostenlos zum Download an. Klicken Sie einfach auf das Symbol Download Vollversion, um das voll automatische Setup samt Anleitung herunterzuladen.
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