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SmartTools AutoFiler 3.3 für Outlook 2016, 2013, 2010, 2007, 2003 & Office 365
BRANDNEU: E-Mails perfekt im Griff - Blitzschnelles Ablegen, Organisieren, Archivieren und Auslagern – Jetzt mit optimierter Ordnerarchivierung, PDF-Ablage, Zeitsteuerung und neuen Funktionen für Getting Things Done (GTD)
 
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So schnell haben Sie Ihren Posteingang in Outlook noch nie aufgeräumt!
E-Mails per Mausklick ablegen, archivieren oder auslagern – Der SmartTools AutoFiler passt sich flexibel an Ihre Wünsche an
Leistungsfähige PDF-Archivierung Ihrer E-Mails auf Wunsch mit kompletter Integration aller Mail-Anhänge
Nutzen Sie jetzt nur kurze Zeit die brandneue Version 3.3 zum Aktionspreis!
Mit dieser Outlook-Erweiterung haben Sie Ihre E-Mails endlich im Griff – ein überfüllter Posteingang gehört bald der Vergangenheit an: Der SmartTools AutoFiler für Outlook 2016/2013/2010 (32- und 64-Bit), 2007, 2003 und Office 365 wird bereits von Tausenden Anwendern für die perfekte E-Mail-Organisation genutzt, denn er passt sich ganz flexibel an Ihre individuellen Bedürfnisse an - egal wo, wie und in welchen Formaten (PDF, MSG, HTML usw.) Sie Ihre E-Mails ablegen möchten:
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Einzelanwender, kleine und mittelständischen Unternehmen sowie Behörden und Großfirmen nutzen den SmartTools AutoFiler jeden Tag, um ihren Posteingang schnell und effektiv zu organisieren, Mails nach Bedarf auszulagern und beispielsweise als PDF zu archivieren. In vielen Fällen genügt bereits ein Mausklick, um die Mails aus dem Posteingang zu archivieren oder als PDF samt Anhängen abzulegen:
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Ein Klick und die Ablage Ihrer Mails ist schon erledigt – warum nicht immer so einfach?
Die brandneue Version 3.3 des SmartTools AutoFilers mit zahlreichen neuen Funktionen und Optimierungen ist ab sofort verfügbar. Nutzen Sie unsere aktuelle Sonderaktion mit über 30% Rabatt:
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Das ist neu im SmartTools AutoFiler 3.3
Der brandneue SmartTools AutoFiler 3.3 für Outlook 2016/2013/2010 (32- und 64-Bit), 2007, 2003 und Office 365 enthält zahlreiche Bugfixes und kleine Optimierungen nach Rückmeldungen unserer Anwender. Außerdem haben wir einige immer wieder nachgefragte Funktionen erweitert.
Das Highlight dieser neuen Version ist der komplett neu entwickelte Dialog zur Definition der Dateinamen für die E-Mail-Ablage im PDF-, MSG- oder HTML-Format:
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Optimale Flexibilität beim Zusammenstellen der Dateinamen für die Mail-Ablage als PDF-, MSG- oder HTML-Datei
Hunderte von Unternehmen nutzen den SmartTools AutoFiler inzwischen zur Ablage und Archivierung von E-Mails und jeder hat sein eigenes System und individuelle Anforderungen an die Zusammensetzung des Dateinamens aus Elementen wie Betreff, Absender, Kategorie und natürlich Datum/Uhrzeit. Der SmartTools AutoFiler hat hier schon immer die wichtigsten Formate unterstützt, aber ab sofort können Sie sich nahezu jeden Aufbau des Dateinamens aus den unterschiedlichsten Elementen und Trennzeichen zusammenklicken.
Zum Beispiel aus Empfangsdatum, Absender und Betreff:
2016-11-26_maxmustermann@example.com_Präsentation der aktuellen Version.pdf
Oder auch nach Kategorie, Empfangsdatum und Absender:
Projekt 128177 - 2016_11_26-13_37 - maxmustermann@example.com.msg
Vielleicht soll die Ablage auch nach dem Absender sortiert sein:
maxmustermann@example.com_2016_NOV_26 - Zeichnungen_Mit Anhang.pdf
Jedes einzelne Element (Tag, Monat, Jahr, Stunde, Minute, Absender, Empfänger, Betreff usw.) lässt sich mit jedem in Dateinamen erlaubten Trennzeichen an eine beliebige Position setzen.
Immer wieder benötigte Elemente wie verschiedene Datums- und Zeitformate nach ISO sind bereits vorgegeben und lassen sich direkt übernehmen:
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Weitere Neuerungen im SmartTools AutoFiler 3.3:
  Optimierte Ordnerarchivierung: Legen Sie im Dialog der Ordnerarchivierung im Bereich "Unterordner" fest, ob und ab welchem Unterordner des eingestellten Quellordners archiviert werden soll. Auch für die Pfad-Zusammensetzung des Zielordners stehen neue flexible Optionen zur Verfügung und ab sofort werden auch Spezialelemente wie Empfangs- und Lesebestätigungen archiviert.
  Neue Option Immer Kopie in 'Gesendete Objekte ablegen' für Ablage gesendeter Nachrichten: Nach Aktivierung dieser Option wird unabhängig von den Ablageeinstellungen auch immer eine Kopie in den Ordner 'Gesendete Objekte' abgelegt, damit alle verschickten Mails unabhängig von der Archivierung in jedem Fall an einem zentralen Ort gespeichert sind.
  PDF-Archivierung mit Anlagen: Das Auslagern von E-Mails als PDF wird jetzt noch leistungsfähiger. Der SmartTools AutoFiler 3.3 kann auch Wunsch auch die Anhänge von Mails direkt in die PDF-Dokumente integrieren.
  Zeitgesteuerte Ordnerarchivierung: Das Archivieren kompletter Outlook-Ordner oder Ordnerstrukturen können Sie jetzt auch zeitgesteuert voll automatisch ausführen lassen.
  E-Mails ablegen aber nicht vergessen: Die Anwendung der GTD-Methode ist in der neuen Version jetzt noch einfacher. Wird eine Mail nicht sofort bearbeitet, können Sie sie nicht nur in den passenden Ordner verschieben, sondern gleichzeitig eine entsprechende Aufgabe mit Erinnerung anlegen. Ein Link zur E-Mail wird automatisch in die Aufgabe eingefügt.
  Erweiterte Datei-Eigenschaften für MSG-Dateien: E-Mails, die Sie im MSG-Format auslagern, werden jetzt automatisch mit allen wichtigen Datei-Eigenschaften für E-Mails versehen. So können Sie die E-Mails auch im Windows-Explorer vollkommen unabhängig von Outlook beispielsweise nach dem Mailabsender, dem Empfangsdatum, der Kategorie oder dem Namen einer angehängten Datei sortieren.
  Sprachumschaltung für internationale Anwender: Auf vielfachen Wunsch kann der SmartTools AutoFiler 3.3 auf eine englische Benutzeroberfläche umgeschaltet werden, so dass auch der internationale Einsatz möglich ist.
  ...PLUS: Dutzende von Bugfixes und Optimierungen nach Rückmeldungen unserer Anwender, so dass die Arbeit mit dem SmartTools AutoFiler jetzt noch komfortabler und einfacher ist.

Freiheit für Ihre E-Mails – Die komfortable PDF-Archivierung mit eingebetteten Anhängen
Der SmartTools AutoFiler kann Ihre Mails nicht nur innerhalb von Outlook ablegen, sondern auch als PDF-Dateien auf der Festplatte, im Netzwerk oder in der Cloud speichern. Mail-Anhänge werden auf Wunsch direkt in die PDF-Dateien eingebettet, so dass Sie Nachrichtentext und Anhänge wie PDF-, Word- oder Excel-Dateien über den Adobe Reader im Volltext durchsuchen können.
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Aus Outlook-Mails erstellen Sie durchsuchbare PDF-Dateien und Mail-Anlagen
Immer mehr Unternehmen und Anwender nutzen die PDF-Archivierung für E-Mails, denn es gibt dafür viele gute Argumente:
  Mit dem Speichern im Standardformat PDF werden Sie unabhängig von Outlook. Egal, was Sie in 5, 10 oder 20 Jahren nutzen – Ihre Mails als PDF werden Sie in jedem weiterhin lesen können.
  Mail-Anhänge werden auf Wunsch als Anlagen in den PDF-Dateien gespeichert, so dass Sie direkt auf die zugehörigen Dokumente, Tabellen, Bilder usw. im Originalformat zugreifen können.
  Schaffen Sie ein flexibles Backup Ihres Mail-Archivs in der Cloud, das Ihnen auch mit dem SmartPhone bzw. Tablet zur Verfügung steht.
  Archivieren Sie die Korrespondenz zu abgeschlossenen Projekten ganz einfach als PDF im Netzwerk.
  Stellen Sie wichtige E-Mails Ihren Kollegen zur Verfügung, die nicht mit Outlook arbeiten.
  Entlasten Sie Ihre Outlook-Datendatei, indem Sie E-Mails regelmäßig beispielsweise auf eine externe Festplatte sichern.

Noch mehr Freiheit für Ihre E-Mails – Ablage als MSG, HTML oder TXT
Der SmartTools AutoFiler 3.3 beherrscht aber nicht nur die PDF-Ablage, sondern unterstützt zur Auslagerung auch das Outlook-Nachrichtenformat MSG sowie HTML und TXT.
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Der SmartTools AutoFiler kann Ihre Mails in allen wichtigen Formaten an beliebige Speicherorte auslagern.
Besonderen Komfort gibt es für ausgelagerte Mails im MSG-Format: MSG-Dateien werden automatisch mit allen wichtigen Datei-Eigenschaften für E-Mails versehen. So können Sie die Dateien auch im Windows-Explorer unabhängig von Outlook beispielsweise nach dem Mailabsender, dem Empfangsdatum, der Kategorie oder dem Namen einer angehängten Datei sortieren.
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Ausgelagerte MSG-Dateien lassen sich jetzt noch einfacher organisieren, weil wichtige E-Mail-Felder direkt im Windows Explorer angezeigt werden können.
Egal für welches Dateiformat Sie sich entscheiden: Die Namen der Unterorder für die Ablage können Sie aus dem Datum der Mails oder Absenderinformationen erstellen lassen. Und das gilt natürlich auch für die Dateinamen: Wie in einem Baukasten setzen Sie die Dateinamen aus Platzhaltern wie Betreff, Empfangsdatum, aktuellem Datum, Sendezeit, Absendername usw. flexibel zusammen.

Ablegen und automatisch erinnern lassen - nie wieder eine Mail vergessen
Sie möchten bestimmte Mails in Outlook ablegen, wünschen aber nach einigen Tagen eine Wiedervorlage? Für diese Fälle bietet der SmartTools AutoFiler 3.3 jetzt die Ablage mit Nachverfolgung an. Also einfach Mails markieren, Favoritenordner auswählen, Nachverfolgung hinzuklicken und ablegen. Der AutoFiler archiviert die Mails und erstellt dabei für jede E-Mail automatisch eine Aufgabe mit der Erinnerung und einem Link auf die Mail.
Die Mail ist also aus Ihrem Posteingang verschwunden, aber Sie werden zum gewünschten Zeitpunkt automatisch wieder an die Bearbeitung erinnert. Über den Link rufen Sie ganz einfach per Mausklick die abgelegte Mail auf und können sich um den Vorgang kümmern.
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Egal ob mit IMAP, POP3 oder Exchange – jetzt verlieren Sie keine wichtige Nachricht aus den Augen

Flexible Mailorganisation für jeden Geschmack
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Lassen Sie sich nicht festlegen – der SmartTools AutoFiler kann Ihre Mails innerhalb von Outlook/Exchange, aber als PDF, MSG, HTML oder TXT auf der Festplatte, im Netzwerk usw. ablegen.
Der SmartTools AutoFiler drängt Sie in kein festes Organisationsschema, sondern passt sich flexibel an Ihre Wünsche und Bedürfnisse an. Egal, ob Sie Ihre E-Mails innerhalb von Outlook organisieren oder extern ablegen, archivieren bzw. sichern möchten, der SmartTools AutoFiler lässt keine Wünsche offen.
Kopieren oder verschieben Sie E-Mails in Sekundenschnelle in...
  ...Outlook-, Exchange- oder IMAP-Ordner
  ...externe PST-Dateien auf Ihrem Rechner oder im Netzwerk
  ...lokale Festplatten-Ordner als PDF, MSG, HTML oder TXT
  ...Netzwerk-Ordner als PDF, MSG, HTML oder TXT
  ...Cloud-Ordner (Dropbox, OneDrive, Google Drive usw.) als PDF, MSG, HTML oder TXT

So erledigt der SmartTools AutoFiler Ihre Ablage per Mausklick
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Ihre Mails lassen sich nach Stichworten/Projektnummern im Betreff genauso einfach organisieren wie nach dem Absender, der Domain, der Kategorie, und, und, und...
Nach der automatischen Installation integriert sich der SmartTools AutoFiler nahtlos in Ihr Outlook 2016/2013/2010 (32- und 64-Bit), 2007 oder 2003 bzw. Office 365. Sie können dann sofort mit der Organisation Ihrer Mails beginnen. Markieren Sie alle Mails, die Sie beantwortet haben oder später bearbeiten möchten und mit einem einzigen Mausklick räumt der SmartTools AutoFiler Ihren Posteingang auf (natürlich können Sie auf Wunsch auch jeden beliebigen anderen Mailordner aufräumen lassen).
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Über flexible Kriterien regeln Sie schnell und komfortabel, wie der SmartTools AutoFiler Ihre Mails ablegen soll.
Die Grundlage der automatischen Ablage sind flexible Regeln, die Sie vorher in einem komfortablen Dialog zusammengeklickt haben. Die Mails werden dann ohne Ihr Zutun in die passenden Ordner verschoben – also beispielsweise alle Mails von "Heinz Schmidt" in den Unterordner \Schmidt, alle Mails mit bestimmten Stichworten oder Zeichen im Betreff in entsprechende Projektordner, Newsletter in die passenden Archivordner ...usw.
  Sogar die Mehrfachablage Ihrer Mails ist möglich: legen Sie Mails in einem einzigen Arbeitsschritt in mehrere Ordner bzw. an verschiedenen Stellen ab:
 
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Mailablage in einem Arbeitsschritt in mehreren Ordnern – zum Beispiel sowohl in den passenden Outlook-Ordner als auch als PDF auf dem Server oder auf einer externen Festplatte.
Und für die Mails, für die keine Regel vorhanden ist, holen Sie die Definition mit wenigen Mausklicks nach oder Sie nutzen die komfortable manuelle Ablage mit Favoritenordnern und Ordnerschnellsuche.

Komplette Ordner ganz einfach archivieren
Soll eine komplette Ordnerstruktur aus Outlook 1:1 archiviert werden (egal ob auf einer externen Festplatte, im Netzwerk oder in der Cloud), ist die bewährte Funktion Ordnerinhalt archivieren erste Wahl. Kein manuelles Kopieren – hier werden schnell und komfortabel Hunderte oder Tausende Mails in einem einzigen Arbeitsschritt archiviert. Und das mit allen flexiblen Möglichkeiten des SmartTools AutoFiler für die Definition der Ordner- und Dateinamen.
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Die Zeitsteuerung des SmartTools AutoFiler kann die Archivierung Ihrer Ordner voll automatisch in beliebigen Abständen durchführen.
Auf Wunsch kann der SmartTools AutoFiler 3.3 die Ordnerarchivierung voll automatisch für Sie übernehmen. Ü2berlassen Sie ihm beispielsweise jeden Freitag die Archivierungsarbeit, während Sie schon im Wochenende sind. Outlook kann danach automatisch beendet und das System heruntergefahren werden.

"Mind like water" - Optimiert für Getting Things Done®
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GTD® (Getting Things Done®), "Inbox Zero" und "Empty Inbox" sind populäre Organisationskonzepte, um den täglichen Maileingang effizient zu verarbeiten. Wir haben den SmartTools AutoFiler mit Hilfe unserer Anwender so optimiert, dass Sie Ihren Posteingang nach diesen bekannten Prinzipien in kürzester Zeit aufgeräumt haben.
Das oberste Gebot dabei: Wenn Sie Ihren Posteingang durcharbeiten, sehen Sie sich jede Mail an und entscheiden sofort was damit zu geschehen hat. Sie halten also beispielsweise fest, dass Sie in einer ruhigen Minute eine Antwort verfassen müssen oder es handelt sich um eine längere Nachricht, die Sie später lesen möchten. Vielleicht ist die Antwort auch schnell geschrieben (2-Minuten-Regel) oder Sie müssen sie lediglich zur späteren Referenz ablegen.
Egal wie Ihre Entscheidung ausfällt: ein Mausklick genügt und die Mail wird in den richtigen Unterordner verschoben oder beispielsweise als PDF-Dokument in einem Projektordner auf der Festplatte bzw. im Netzwerk gespeichert. Wird eine Mail nicht sofort bearbeitet, können Sie sie nicht nur in den passenden Ordner verschieben, sondern gleichzeitig eine entsprechende Aufgabe mit einer Erinnerung und einer Verknüpfung auf die Mail anlegen lassen.

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