SmartTools AutoFiler 2.0 für Outlook 2010 (32-/64-Bit), 2007 und 2003
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BRANDNEU: Mail-Ablage per Mausklick – Komplette Ordner archivieren – Gesendete Nachrichten ablegen – E-Mails auslagern im PDF-, MSG-, HTML- oder TXT-Format
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Mit dem SmartTools AutoFiler 2.0 für Outlook 2010 (32-/64-Bit), 2007 und 2003 bekommen Sie Ihre E-Mail-Organisation endlich in den Griff: Tausende von zufriedenen Anwendern haben ihre Outlook-Daten schon kurze Zeit nach der Installation komplett aufgeräumt, entlastet und genau nach ihren Vorstellungen strukturiert.
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Und nicht nur das: der SmartTools AutoFiler 2.0 sorgt mit ganz einfachen, aber effektiven neuen Funktionen dafür, dass Ihr Posteingang auch in Zukunft nie wieder überläuft, sondern immer aufgeräumt und übersichtlich bleibt.
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Der SmartTools AutoFiler 2.0 drängt Sie in kein festes Organisationsschema, sondern passt sich ganz flexibel an Ihre Vorstellungen an: egal wie und wo Sie Ihre E-Mails ablegen oder archivieren möchten.
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Für die brandneue Version 2.0 haben wir Dutzende von immer wieder nachgefragten neuen Funktionen integriert sowie die Benutzeroberfläche überarbeitet und optimiert. Der SmartTools AutoFiler 2.0 für Outlook 2010 (32-/64-Bit, 2007, 2003 und 2002/XP ist ab Ende Oktober verfügbar. Nutzen Sie jetzt unseren Einführungspreis mit 40% Rabatt:
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Für Anwender der Version 1.x des SmartTools AutoFiler steht ein preisgünstiges Update zur Verfügung - klicken Sie bitte hier für weitere Informationen!
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Und so funktioniert der SmartTools AutoFiler im Detail
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Der Regelassistent, der bereits standardmäßig in Outlook integriert ist, kann Ihre eingehenden Mails zwar voll automatisch in andere Ordner verschieben, aber genau das ist häufig unerwünscht. Der Posteingang bleibt leer, aber die neuen Mails sind auf viele Unterordner verteilt und müssen erst zusammengesucht werden. So können Sie leicht wichtige Nachrichten übersehen!
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Aus diesem Grund werden bei den meisten Outlook-Anwendern nur Newsletter und andere regelmäßige Zusendungen automatisch per Assistent wegsortiert; der Rest landet im Posteingang, wo man die Mails dann kurz ansehen und bei Bedarf weiterleiten, antworten, löschen oder ignorieren kann.
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Die neuen Nachrichten sind damit zwar bearbeitet, aber eben noch nicht abgelegt und so sammeln sich mit der Zeit nicht selten Hunderte oder sogar Tausende von Mails im Posteingang. Der SmartTools AutoFiler 2.0 setzt genau an dieser Stelle an:
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Sie empfangen Ihre Mails wie gewohnt über den Posteingang.
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Sie lesen und bearbeiten die Nachrichten.
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Alles was erledigt ist, markieren Sie und mit einem einzigen Mausklick räumt der SmartTools AutoFiler 2.0 Ihren Posteingang (aber natürlich auch jeden beliebigen anderen Mailordner) auf:
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Mit der automatischen Ablage sparen Sie viele Stunden Arbeitszeit
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Basis der automatischen Ablage, sind einfache Regeln, die immer dann besonders praktisch sind, wenn Sie regelmäßig Mails von bestimmten Personen oder Firmen erhalten und diese nach der Bearbeitung in entsprechende Unterordner, in eine PST-Datei, einen Festplatten- oder Netzwerkordner ablegen müssen. Auch die automatische Ablage von Mails mit bestimmten Stichwörtern im Betreff, aus einer bestimmten Kategorie oder die über ein bestimmtes Konto empfangen wurden, ist kein Problem.
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Mit Hilfe eines Assistenten legen Sie Ihre Ablageregeln fest, die später jederzeit mit einem Klick auf Automatisch ablegen auf die markierten Mails angewendet werden können. Die Mails werden dann ohne Ihr Zutun in die passenden Ordner verschoben – also beispielsweise alle Mails von "Heinz Schmidt" in den Unterordner \Schmidt, gleichzeitig alle Mails mit bestimmten Stichworten im Betreff in entsprechende Projektordner, Newsletter in die passenden Archivordner, usw.
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Mit einem Klick auf Neu legen Sie in der Regelverwaltung eine neue Ablageaktion an.
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Bestimmen Sie die Kriterien, nach denen Ihre Mails abgelegt werden sollen.
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Wählen Sie einen Ablageort aus – zur Auswahl stehen beliebige Outlook-Order (auch vom Exchange-Server oder aus externen PST-Dateien) oder Festplattenordner. Und Fertig!
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Wenn Sie in Zukunft auf Automatisch ablegen klicken, wird die neue Regel in die Prüfung der markierten Mails einbezogen. Treffen die gewünschten Kriterien zu, wird die entsprechende Nachricht automatisch abgelegt. Und sollte für eine Mail noch keine Aktion eingerichtet sein, gibt Ihnen SmartTools AutoFiler 2.0 einen kurzen Hinweis und bietet Ihnen die Anlage einer neuen Regel an - einfacher geht es nicht!
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Blitzschnelle E-Mail-Ablage auch ohne Regeln
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Zur schnellen und effektiven Ablage werden aber Regeln nicht unbedingt benötigt. Nach der automatischen Installation können Sie sofort mit der Ablage Ihrer Mails beginnen:
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Sie markieren eine oder mehrere Mails im Posteingang oder einem beliebigen anderen Mailordner und klicken Sie auf Manuell Ablegen. Der SmartTools AutoFiler 2.0 fasst die markierten Mails in einem übersichtlichen Dialog zusammen und Sie bestimmen, wohin jede einzelne Mail, oder auch alle auf einmal, abgelegt werden sollen. Häufig genutzte Ordner – egal ob in Outlook, auf der Festplatte oder einer Datendatei (PST) – legen Sie bequem als Favoriten fest, so dass Sie in Zukunft ohne weitere Suche darauf zugreifen können!
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Viele Anwender nutzen eine tief verschachtelte, umfangreiche Ordnerstruktur, um ihre E-Mails abzulegen. Die Suche nach dem richtigen Ordner über die normale Ordneransicht von Microsoft kann dann schon einmal richtig zeitraubend sein.
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Die Lösung: Mit unserer Ordner-Schnellsuche finden in Bruchteilen von Sekunden wieder. Schon während der Eingabe zeigt der SmartTools AutoFiler 2.0 alle Ordner, die den gesuchten Begriff enthalten - egal an welcher Stelle Ihrer Struktur sich diese Ordner befinden. Zum Beispiel bei Eingabe von "pro" die Ordner "Projekt A", "Projekt Meier", "Profi" etc.
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Wenn Sie bei der manuellen Ablage einer Mail feststellen, dass Sie diese Ablage-Aktion in Zukunft häufiger durchführen werden, klicken Sie einfach auf Neue Regel und bauen die Regel aus vorgegebenen Kriterien zusammen. Schon nach wenigen Augenblicken haben Sie dann Ihre Ablageaktion eingerichtet, die der SmartTools AutoFiler in Zukunft automatisch für Sie übernehmen wird.
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Nachrichten flexibel auslagern
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Der SmartTools AutoFiler 2.0 kann Ihre Mails aber nicht nur in einem anderen Outlook- bzw. Exchange-Ordner speichern. Wenn Projekte abgeschlossen sind oder alte Korrespondenz archiviert werden soll, nutzen viele Anwender und Firmen mittlerweile die externe Speicherung lokal, im Netzwerk oder in der Cloud (zum Beispiel bei DropBox). Nutzen Sie dazu die Speicherformate MSG (Outlook-Format), RTF, HTML, TXT und PDF (Outlook 2010 und 2007).
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Die Namen der Unterorder für die Ablage können Sie aus dem Datum der Mails oder Absenderinformationen zusammensetzen lassen und sogar der individuelle Aufbau der Dateinamen ist ein Kinderspiel: Wie in einem Baukasten setzen Sie die Dateinamen aus Platzhaltern wie Mail-Betreff, Empfangsdatum, aktuellem Datum, Sendezeit, Absendername etc. - beliebig kombinierbar - zusammen.
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Auch gesendete E-Mails zuverlässig ablegen
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Selbst wenn Sie die Ablage Ihrer empfangenen Nachrichten einigermaßen im Griff haben: Mails, die Sie selber verschicken, sammeln sich bei den meisten Outlook-Anwendern einfach im Ordner "Gesendete Objekte".
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Auch hier hilft der SmartTools AutoFiler 2.0 weiter: Beim Versand jeder Mail wird automatisch geprüft, ob Sie bereits eine passende Regel erstellt haben und die Mail automatisch abgelegt werden kann. Andernfalls erscheint ein Dialog, in dem Sie den gewünschten Ablageordner schnell und unkompliziert auswählen. Natürlich stehen Ihnen auch hier Ihre Favoritenordner sowie die Ordner-Schnellsuche zur Verfügung.
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Weitere Highlights des SmartTools AutoFiler
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High-Speed-Ablage für PowerUser: Definieren Sie selber Shortcuts, um E-Mails auf Tastendruck in bestimmten Ordnern oder auf der Festplatte abzulegen.
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Alle Ablage-Aktionen lassen sich vor dem ersten Praxiseinsatz ganz einfach testen, ohne Mails tatsächlich zu verschieben.
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Den Ablage-Dialog mit der Auswahl Ihrer wichtigsten Ordner können Sie individuell einrichten, so dass Ihnen immer die passenden Ablage-Ordner angeboten werden!
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Sie entscheiden, ob die Mails kopiert oder verschoben werden sollen. So legen Sie ganz einfach Sicherheitskopien Ihrer wichtigsten Mails an oder stellen eine Nachricht zusätzlich anderen Anwendern in einem öffentlichen Ordner bzw. einem Festplattenverzeichnis zur Verfügung.
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Schluss mit dem E-Mail-Chaos! Nutzen Sie jetzt 40% Aktionsrabatt für den neuen SmartTools AutoFiler 2.0
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Der SmartTools AutoFiler 2.0 für Outlook 2010 (32-/64-Bit), 2007, 2003 und 2002/XP ist ab Ende Oktober verfügbar. Sie können ihn bereits jetzt zum Einführungspreis mit 40% Aktionsrabatt bestellen:
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Version
| Preis netto
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