SmartTools E-Rechnung Pro 3.1 für Outlook

So haben Sie E-Rechnungen perfekt im Griff

Unternehmen müssen seit einiger Zeit in der Lage sein, E-Rechnungen elektronisch zu empfangen. Und mit dem Beginn der E-Rechnungspflicht am 1.1.2027 wird die Anzahl der verschickten E-Rechnungen sprunghaft ansteigen. SmartTools E-Rechnung Pro bietet in einem Paket alle Funktionen, die Sie zum Empfangen, Anzeigen, Prüfen und Ablegen von E-Rechnungen benötigen. Auf Wunsch können Sie zusätzlich auch gleich die E-Mails ablegen und als PDF archivieren, mit denen Sie die E-Rechnungen erhalten haben! SmartTools E-Rechnung Pro für Outlook ist die perfekte Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online, ERP-Systemen oder Dokumentverwaltungen zur GoBD-konformen Ablage Ihrer Rechnungen. In unserer Sonderaktion erhalten Sie derzeit 40% Rabatt und zusätzlich besonders günstige Mengenrabatte mit bis zu 75% Nachlass, wenn Sie mehrere Lizenzen nutzen.

SmartTools E-Rechnung Pro integriert sich nahtlos in Outlook und ist nach der Installation sofort einsatzbereit: Wenn Sie eine E-Rechnung per E-Mail erhalten, genügt ein Mausklick und Sie können die enthaltenen Informationen in einer Übersicht anzeigen. Sie müssen den Mailanhang also nicht speichern und dann wieder in ein anderes Programm einlesen. SmartTools E-Rechnung Pro für Outlook öffnet die E-Rechnung direkt aus der E-Mail und zeigt sie an.

Dabei werden die Informationen aus XRechnungen übersichtlich formatiert und als Übersicht angezeigt. Bei ZUGFeRD-Rechnungen, die aus einer menschenlesbaren PDF und strukturierten Textdatei bestehen, müssen Sie sicherstellen, dass die Informationen in beiden Teilen übereinstimmen. SmartTools E-Rechnung Pro für Outlook macht es Ihnen hier besonders einfach, weil PDF und Inhalt der Datenstruktur nebeneinander angeordnet werden und sich so komfortabel vergleichen lassen.

Mit der neuen Version 3.1 wird die Arbeit mit vielen E-Rechnungen deutlich einfacher: Die neue komfortable Oberfläche zeigt und validiert mehrere E-Rechnungen in einem Durchgang. Enthält eine E-Mail mehrere E-Rechnungen oder markieren Sie mehrere E-Mails mit E-Rechnungen, erscheint zuerst die erste E-Rechnung bzw. der erste Validierungsbericht. Auf Wunsch speichern Sie die Visualisierung oder die Validierung und blättern dann mit einem Klick zur nächsten E-Rechnung. So bearbeiten Sie Ihre E-Rechnungen noch schneller und komfortabler.

Außerdem haben wir SmartTools E-Rechnung Pro 3.1 in vielen Details verbessert:

• E-Rechnungen werden jetzt noch schneller automatisch erkannt.
• Die neuesten Validierungsregeln für ZUGFeRD und XRechnung sind integriert.
• Ablage und PDF-Konvertierung arbeiten schneller.
• Über 50 Optimierungen und Fixes auf Basis von Kundenrückmeldungen sorgen für einen noch reibungsloseren Ablauf.

Die Übergabe Ihrer E-Rechnungen an DATEV Unternehmen online ist besonders einfach: Ein einziger Mausklick genügt. Natürlich unterstützt SmartTools E-Rechnung Pro 3.1 auch die aktuelle ZUGFeRD-Version 2.5.2: Sie können E-Rechnungen im neuen ZUGFeRD-Format anzeigen und nach den aktuellsten Regeln validieren.

SmartTools E-Rechnung Pro 3.1 prüft außerdem die Anhänge in einer Nachricht – jetzt noch schneller – und blendet automatisch einen deutlich sichtbaren Hinweis auf die erkannte E-Rechnung ein. So übersehen Sie nie wieder eine E-Rechnung!

Zusätzlich haben wir die Darstellung der E-Rechnung weiter überarbeitet und noch übersichtlicher gemacht. Bei E-Rechnungen im komplexen ZUGFeRD-Profil "Extended" werden alle Felder komplett ausgelesen. Dank der übersichtlichen Navigation verschaffen Sie sich dann mit wenigen Mausklicks einen schnellen Überblick über die umfangreichen Informationen.

Natürlich kann SmartTools E-Rechnung Pro für Outlook auch E-Rechnungen im Format XRechnung öffnen und die eigentlich für Menschen nicht lesbare Datenstruktur übersichtlich formatiert darstellen. Diese Umsetzung der XRechnung können Sie auf Wunsch auch als PDF speichern und an andere Anwender weitergeben.

E-Rechnungen zuverlässig prüfen

Mit SmartTools E-Rechnung Pro für Outlook können Sie bereits beim Empfang sicherstellen, dass es sich tatsächlich um eine gültige E-Rechnung handelt.

Per Mausklick rufen Sie eine Validierung auf, die alle im E-Rechnung-Standard festgelegten Regeln prüft und am Ende das Ergebnis im Überblick und bei Problemen auch mit einer detaillierten Fehlerbeschreibung anzeigt. Bevor Sie die Rechnung in die Buchhaltung geben, können Sie also bei Problemen direkt beim Absender eine Korrektur anfordern und dazu bei Bedarf den Validierungsbericht als PDF weiterleiten. Haben Sie mehrere E-Rechnungen markiert, prüfen Sie sie in einem Durchgang und blättern mit einem Klick von Validierungsbericht zu Validierungsbericht.

Die komplette Validierung erfolgt nach den aktuellsten offiziellen Richtlinien auf Ihrem lokalen System für höchste Datensicherheit. Sie müssen die E-Rechnung also nie auf fremde Server hochladen.

Nach der neuesten Empfehlung des Finanzministeriums zur Arbeit mit E-Rechnungen, sollte das Ergebnis der Validierung gespeichert werden. Mit SmartTools E-Rechnung Pro 3.1 für Outlook erledigen Sie das ganz einfach per Mausklick oder sogar voll automatisch für jede eingehende E-Rechnung.

So wird aus Outlook eine Inbox für Ihre E-Rechnungen

Nach der automatischen Installation legen Sie in den Einstellungen von SmartTools E-Rechnung Pro einmal fest, wie Sie E-Rechnungen verarbeiten möchten. Definieren Sie zum Beispiel einen Zielordner für die Speicherung auf der Festplatte, in der Cloud oder im Netzwerk.

Entscheiden Sie sich außerdem für eine Ordnerstruktur zur Ablage der E-Rechnungen, die das Tool dann automatisch für Sie anlegt. Zum Beispiel in einem Netzwerkordner \Rechnungen eine Unterteilung nach dem Absender der Rechnung und dem Datum.

Diese Einstellungen müssen Sie nur ein einziges Mal vornehmen. Wenn Sie in Zukunft eine oder mehrere Nachrichten mit E-Rechnungen erhalten, die Rechnungen angezeigt und geprüft haben, markieren Sie sie ganz einfach und legen Sie in den gewünschten Ordnern ab. Sie können auch die E-Mails aus dem Posteingang verschieben und auf Wunsch sogar die Nachrichten selber als PDF oder MSG archivieren. In der Version 3.1 arbeiten Ablage und PDF-Konvertierung noch schneller.

SmartTools E-Rechnung Pro geht aber sogar noch einen Schritt weiter: Mit wenigen Mausklicks machen Sie Outlook zu einer voll automatischen Inbox für E-Rechnungen:

• Wählen Sie das Postfach aus, das Sie für den Empfang von E-Rechnungen eingerichtet haben.
• SmartTools E-Rechnung Pro prüft jede eingehende Nachricht. Befindet sich darin eine gültige E-Rechnung, wird sie nach Ihren Vorgaben automatisch im gewünschten Ordner gespeichert und die E-Mail aus dem Posteingang verschoben.
• Zur Kontrolle können Sie sich eine E-Mail für jede verarbeitete E-Rechnung an eine beliebige Adresse schicken lassen.
• Archivieren Sie auf Wunsch zusätzlich auch die E-Mail, mit der Sie die E-Rechnung erhalten haben, als PDF.

SmartTools E-Rechnung Pro 3.1 für Outlook zum Aktionspreis

Mit dem brandneuen SmartTools E-Rechnung Pro 3.1 für Outlook sind Sie für die Arbeit mit E-Rechnungen gerüstet. In unserer Sonderaktion erhalten Sie derzeit 40% Rabatt und zusätzlich besonders günstige Mengenrabatte mit bis zu 75% Nachlass. SmartTools E-Rechnung Pro 3.1 für Outlook ist die perfekte Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online, ERP-Systemen oder Dokumentverwaltungen zur GoBD-konformen Ablage Ihrer Rechnungen. Neu ist die komfortable Oberfläche, mit der Sie mehrere E-Rechnungen nacheinander anzeigen und validieren. Der neueste ZUGFeRD-Standard wird ebenso unterstützt wie das einfache Speichern der Validierung nach den aktuellen Empfehlungen des Finanzministeriums.