SmartTools E-Rechnung Pro für Outlook

So haben Sie E-Rechnungen perfekt im Griff

Ab dem 1.1.2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen elektronisch zu empfangen. SmartTools E-Rechnung Pro bietet in einem Paket alle Funktionen, die Sie zum Empfangen, Anzeigen, Prüfen und Verarbeiten von E-Rechnungen benötigen.

SmartTools E-Rechnung Pro integriert sich nahtlos in Outlook und ist nach der Installation sofort einsatzbereit: Wenn Sie eine E-Rechnung per E-Mail erhalten, genügt ein Mausklick und Sie können die enthaltenen Informationen in einer Übersicht anzeigen. Sie müssen den Mailanhang also nicht speichern und dann wieder in ein anderes Programm einlesen. SmartTools E-Rechnung Pro für Outlook öffnet die E-Rechnung direkt aus der E-Mail und zeigt sie an.

Bei ZUGFeRD-Rechnungen, die aus einer menschenlesbaren PDF und strukturierten Textdatei bestehen, müssen Sie sicherstellen, dass die Informationen in beiden Teilen übereinstimmen. SmartTools E-Rechnung Pro für Outlook macht es Ihnen hier besonders einfach, weil PDF und Inhalt der Datenstruktur nebeneinander angeordnet werden und sich so komfortabel vergleichen lassen.

Natürlich kann SmartTools E-Rechnung Pro für Outlook auch E-Rechnungen im Format XRechnung öffnen und die eigentlich für Menschen nicht lesbare Datenstruktur übersichtlich formatiert darstellen. Diese Umsetzung der XRechnung können Sie auf Wunsch auch als PDF speichern, um die interne Verarbeitung zu vereinfachen.

E-Rechnungen zuverlässig prüfen

Mit SmartTools E-Rechnung Pro für Outlook können Sie bereits beim Empfang sicherstellen, dass es sich tatsächlich um eine gültige E-Rechnung handelt.

Per Mausklick rufen Sie eine Validierung auf, die alle im E-Rechnung-Standard festgelegtem Regeln prüft und am Ende das Ergebnis im Überblick und bei Problemen auch mit einer detaillierten Fehlerbeschreibung anzeigt. Bevor Sie die Rechnung in die Buchhaltung geben, können Sie also bei Problemen direkt beim Absender eine Korrektur anfordern.

So wird aus Outlook eine Inbox für Ihre E-Rechnungen

Nach der automatischen Installation legen Sie in den Einstellungen von SmartTools E-Rechnung Pro einmal fest, wie Sie E-Rechnungen verarbeiten möchten. Definieren Sie zum Beispiel einen Zielordner für die Speicherung auf der Festplatte, in der Cloud oder im Netzwerk.

Entscheiden Sie sich außerdem für eine Ordnerstruktur zur Ablage der E-Rechnungen, die das Tool dann automatisch für Sie anlegt. Zum Beispiel in einem Netzwerkordner \Rechnungen eine Unterteilung nach dem Absender der Rechnung und dem Datum.

Diese Einstellungen müssen Sie nur ein einziges Mal vornehmen. Wenn Sie in Zukunft eine oder mehrere Nachrichten mit E-Rechnungen erhalten, die Rechnungen angezeigt und geprüft haben, markieren Sie sie ganz einfach und legen Sie in den gewünschten Ordnern ab. Sie können auch die E-Mails aus dem Posteingang verschieben und auf Wunsch sogar die Nachrichten selber als PDF oder MSG archivieren.

SmartTools E-Rechnung Pro geht aber sogar noch einen Schritt weiter: Mit wenigen Mausklicks machen Sie Outlook zu einer voll automatischen Inbox für E-Rechnungen:

• Wählen Sie das Postfach aus, das Sie für den Empfang von E-Rechnungen eingerichtet haben.
• SmartTools E-Rechnung Pro prüft jede eingehende Nachricht. Befindet sich darin eine gültige E-Rechnung, wird sie nach Ihren Vorgaben automatisch im gewünschten Ordner gespeichert und die E-Mail aus dem Posteingang verschoben.
• Zur Kontrolle können Sie sich eine E-Mail für jede verarbeitete E-Rechnung schicken lassen.

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