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SmartTools Vorgabe-Assistent 1.5 für Outlook 2010, 2007, 2003 und 2002/XP
NEUE VERSION: Fertige Textvorgaben mit Datum und Uhrzeit für Aufgaben, Kontakte und Termine in Outlook 2010, 2007, 2003 und 2002/XP
 
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Wenn Sie regelmäßig Notizen in Ihren Aufgaben, Kontakten oder Terminen anlegen, wird Ihnen der neue SmartTools Vorgabe-Assistent 1.5 eine große Hilfe sein: Sie verwalten damit bis zu zehn Vorgabetexte und fügen sie - jederzeit griffbereit - einfach per Mausklick in die Notizfelder Ihrer Aufgaben, Kontakte oder Termine ein. Platzhalter sorgen dafür, dass das aktuelle Datum bzw. die aktuelle Uhrzeit voll automatisch in Ihren Notizen erscheint.
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Die neue Version 1.5 des Vorgabe-Assistenten unterstützt jetzt Outlook 2010 sowie weiterhin Outlook 2007, 2003 und 2002/XP. Besonders flexibel erstellen Sie Ihre Texte durch verbesserte Platzhalter, die Sie bequem aus einer Liste direkt in Ihre Texte übernehmen. Kürzel wie ~DK, ~DL setzen die folgenden Informationen automatisch in Ihre Aufgaben, Kontakte oder Termine ein:
  Aktuelles Datum (Langform/Kurzform/ISO)
  Aktuelle Uhrzeit (mit oder ohne führende Null)
  Aktuelle Kalenderwoche (auf Wunsch mit Jahr)
  ...oder bestimmen Sie mit dem Platzhalter ~! die exakte Cursorposition, um nach dem Einfügen Ihres Textbausteins direkt an einer bestimmten Stelle weitertippen zu können.
Damit eventuell vorhandener Text beim Einfügen nicht überschrieben wird, legen Sie per Mausklick fest, ob ein Vorgabetext am Feldende, Feldanfang oder an der Cursorposition eingesetzt werden soll. Installation und Einrichtung Assistenten nehmen nur wenige Minuten in Anspruch:
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Nach dem kostenlosen Download starten Sie die Setup-Datei unter Windows 7 und Vista per Rechtsklick über das Kontextmenü Als Administrator ausführen. Unter Windows XP genügt ein Doppelklick auf die Setup-Datei unter einem Benutzerkonto mit Adminrechten. Anschließend finden Sie den SmartTools Vorgabe-Assistenten 1.5 in Outlook 2010 auf dem Register SmartTools in der Gruppe Vorgabe-Assistent und in Outlook 2007, 2003 und 2002/XP im Menü SmartTools. Innerhalb eines geöffneten Kontaktes, Termins oder in einer Aufgabe öffnen Sie den Assistenten in Outlook 2010 und 2007 über das Register SmartTools bzw. über das neue Dokument-Symbol aus der Standard-Symbolleiste in Outlook 2003 und 2002/XP.
Nutzen Sie den SmartTools Vorgabe-Assistenten zum Beispiel für folgende Arbeitsschritte:
  Wenn Ihr Kunde "Müller AG" anruft, genügen wenige Mausklicks und ein fertiges Textgerüst für das Gespräch wird - auf Wunsch mit Uhrzeit, Datum oder Kalenderwoche - in dem geöffneten Kontakt-Element des Anrufers eingefügt. Sie notieren nur noch den Verlauf des Gesprächs und speichern das Outlook-Element. Wenn Sie dann später Details des Gesprächs nachschlagen müssen, öffnen Sie einfach den Kontakt und wissen mit einem Blick in das Notizfeld, was mit dem Kunden zu welcher Zeit vereinbart wurde.
  Mit Hilfe einer Textvorgabe nach dem Muster "Gesprächsprotokoll vom ~DK um ~ZK Uhr - Teilnehmer: … Weitere Schritte: …" lassen sich Protokolle besonders einfach anfertigen.
  Oder Sie protokollieren in einer Aufgabe Bearbeitungsschritte mit Vorlagen nach dem Muster "Schritt 1 erledigt um ~ZK Uhr", " Schritt 2 erledigt um ~ZK Uhr" usw. – Das Ergebnis sind dann Stundenaufstellungen nach dem Muster "Schritt 1 erledigt um 14:54 Uhr", "Schritt 2 erledigt um 16:33 Uhr" usw.
Die Verwaltung Ihrer Textvorgaben übernimmt der Assistent:
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Nach dem Aufruf des Assistenten erstellen Sie in einem zentralen Dialog zunächst die Textvorgaben (zum Beispiel Telefonprotokolle, ToDo-Listen etc.). Verwenden Sie an beliebigen Stellen im Text die Platzhalter, die Sie direkt aus einem DropDown-Menü übernehmen können. Später werden die Kürzel dann durch das aktuelle Datum, Uhrzeit oder die Kalenderwoche (auch mit Jahreszahl) ersetzt.
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Nachdem Sie Ihre Textvorgaben eingerichtet haben, setzen Sie den Mauszeiger in das Notizfeld des geöffneten Outlook-Elements und öffnen den SmartTools Vorgabe-Assistenten 1.5. Jetzt genügt ein Doppelklick auf die Bezeichnung der gewünschten Textbausteins oder ein Klick auf Einfügen, um den Vorgabetext genau passend in das Notizfeld einzufügen. Fertig!
SmartTools Publishing bietet Ihnen den SmartTools Vorgabe-Assistenten 1.5 zum kostenlosen Download an. Klicken Sie einfach auf das Symbol Download Vollversion, um das voll automatische Setup samt Anleitung herunterzuladen.

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