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SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 3.0 für Outlook
BRANDNEU: Alle empfangenen und gesendeten E-Mails voll automatisch als PDF oder MSG archivieren – schnell, komfortabel und zuverlässig
 
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Mit dem neuen SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 3.0 für Outlook 2016, 2013, 2010, 2007 und Office 365 archivieren Sie voll automatisch jede eingehende und ausgehende Nachricht als PDF- (auf Wunsch auch im PDF/A-Format zur plattformunabhängigen Langzeitarchivierung) oder MSG-Datei. Speichern Sie ganz nach Bedarf auf der internen oder einer externen Festplatte, im Netzwerk oder in der Cloud (Dropbox, OneDrive, Google Drive usw.).
Über einen komfortablen Dialog lässt sich der Dateiname der abgelegten E-Mails flexibel zusammenstellen. Außerdem können Sie die neuen E-Mails in Unterordnern benannt nach dem Kontaktnamen, der Kontaktadresse oder dem Korrespondenzdatum speichern. Dabei können Sie für empfangene und gesendete Nachrichten unterschiedliche Einstellungen vornehmen.
Nach der automatischen Installation integriert sich SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 3.0 nahtlos in Outlook 2016, 2013, 2010, 2007 oder Office 365. Sie nehmen dann nur einmal die gewünschten Einstellungen vor und müssen Sie sich in Zukunft nicht mehr um die Archivierung ehr kümmern. Ein Mausklick genügt und SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 3.0 sichert voll automatisch unauffällig im Hintergrund jede neue Nachricht exakt nach Ihren Vorgaben. Die E-Mail-Anhänge gehen natürlich nicht verloren, sondern werden in die MSG- oder PDF-Dateien integriert.

E-Mail AutoArchiv Pro 3.0 im Praxiseinsatz
Und so einfach funktioniert die automatische Sicherung: Aktivieren Sie zunächst in den Optionen von SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 3.0 die gewünschte Ablagefunktion und wählen Sie ein Zielverzeichnis sowie das Format der Unterverzeichnisnamen der E-Mails aus.
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Über diesen Optionen-Dialog nehmen Sie die Einstellungen für Ihre Backups vor
Anschließend definieren Sie die Zusammensetzung des Dateinamens:
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Optimale Flexibilität beim Zusammenstellen der Dateinamen für die Mail-Ablage als PDF- oder MSG-Datei
Für die automatische Speicherung von E-Mails hat jeder Anwender sein eigenes System und individuelle Anforderungen an die Zusammensetzung des Dateinamens aus Elementen wie Betreff, Absender, Kategorie und natürlich Datum/Uhrzeit. Mit SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 3.0 können Sie nahezu jeden Aufbau des Dateinamens aus den unterschiedlichsten Elementen und Trennzeichen flexibel zusammenklicken.
Zum Beispiel aus Empfangsdatum, Absender und Betreff:
2018-11-23_maxmustermann@example.com_Präsentation der aktuellen Version.pdf
Oder auch nach Kategorie, Empfangsdatum und Absender:
Projekt 128177 - 2018_11_23-13_37 - maxmustermann@example.com.msg
Vielleicht soll die Ablage auch nach dem Absender sortiert sein:
maxmustermann@example.com_2018_NOV_23 - Zeichnungen_Mit Anhang.pdf
Jedes einzelne Element (Tag, Monat, Jahr, Stunde, Minute, Absender, Empfänger, Betreff usw.) lässt sich mit jedem in Dateinamen erlaubten Trennzeichen an eine beliebige Position setzen.
Immer wieder benötigte Elemente wie verschiedene Datums- und Zeitformate nach ISO sind bereits vorgegeben und lassen sich direkt übernehmen:
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Abschließend stellen Sie nur noch das gewünschte Ablageformat (MSG oder PDF) ein. In der neuen Version 3.0 von SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 3.0 können Sie neben dem "normalen" PDF-Format ab sofort auch das ISO-Format PDF/A auswählen, das speziell zur Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten entworfen wurde. Das PDF/A-Format stellt sicher, dass Ihre E-Mails auch in vielen Jahren noch lesbar sind, auch wenn Sie vielleicht weder Outlook noch Windows nutzen. Eine als PDF/A gesicherte E-Mail lässt sich außerdem nicht ändern und schützt damit Ihre Daten vor Manipulation.
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Wenn Sie die automatische Sicherung starten oder stoppen möchten, genügt ein einziger Mausklick:
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Links: SmartTools AutoArchiv Pro 3.0 ist ausgeschaltet – Rechts: SmartTools AutoArchiv Pro 3.0 ist aktiv
Die eintreffenden und ausgehenden E-Mails werden nach Aktivierung entsprechend Ihrer Vorgaben automatisch gespeichert:
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Ab sofort wird zu jeder eintreffenden und ausgehenden E-Mail eine Festplatten-Kopie angelegt

Die voll automatische Mail-Archivierung nur kurze Zeit mit 40% Rabatt
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Mit Bestellung Vollversion rufen Sie unser Bestellformular für eine Einzelplatzlizenz ab. Sie können es bequem am Bildschirm ausfüllen und dann per Mausklick abschicken oder zunächst ausdrucken und dann faxen.
Für Bestellungen aus dem Ausland, Zahlung per Kreditkarte oder PayPal, Bestellungen auf Rechnung sowie alle weiteren Fragen zu SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 3.0 wenden Sie sich bitte an:
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Telefon 05461/9952-0
Telefax 05461/2609
E-Mail: kundenservice@smarttools.de

Noch mehr Freiheiten und Automatismen bei der Ablage
Wenn Ihnen die schlichte Ablage Ihrer Nachrichten nicht genügt und Sie die Kontrolle über sämtliche Ordner in Outlook möchten, empfehlen wir Ihnen den SmartTools AutoFiler 3.4; er passt sich flexibel an Ihre individuellen Bedürfnisse an - egal wo, wie und in welchen Formaten (PDF, PDF/A, MSG, HTML usw.) Sie Ihre E-Mails ablegen möchten:
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SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 3.0 für Outlook ist Bestandteil des brandneuen SmartTools Outlook-Sicherheitspaketes 2018, einer umfangreichen Sammlung von Sicherheitstools für den optimalen Schutz von Outlook. Alle Tools zusammen erhalten Sie aktuell zu einem besonders günstigen Paketpreis:
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